Виртуальные телефонные системы: 5 лучших приложений для переноса бизнес-телефона в облако

Виртуальные телефонные системы: 5 лучших приложений для переноса бизнес-телефона в облако

Сообщения о кончине стационарного телефона лишь слегка преувеличены. Нет, этот аппарат еще не исчез, но, скорее всего, в ближайшее десятилетие он присоединится к факсу, дискете и Rolodex на кладбище малого бизнеса.  Сегодня вы можете звонить, используя FaceTime, Messenger, Google Voice или десятки других приложений для звонков, а виртуальные телефонные системы делают то же самое для вашего офисного номера. Виртуальные телефонные системы, также известные как VoIP (голос по интернет-протоколу) и облачные телефоны, просто лучше стационарного телефона: они дешевле, более гибкие и работают на устройствах, которые вы используете чаще всего — мобильных телефонах, настольных компьютерах и ноутбуках. Вместо того чтобы прокладывать метры медных проводов к офисным телефонам для осуществления и приема звонков, виртуальные звонки осуществляются с помощью широкополосного интернет-соединения.  А поскольку так много работы выполняется дома или в сочетании с офисом, необходимость в громоздких проводных телефонах, занимающих весь стол, кажется просто непрактичной. Виртуальные телефоны позволяют вам не быть привязанным и свободно совершать и принимать деловые звонки, где бы вы ни находились, если у вас есть подключение к Интернету.  Мы провели углубленное тестирование десятков виртуальных телефонных систем, и вот пять лучших VoIP-решений.

5 лучших виртуальных телефонных систем

  • Dialpad для расшифровки разговоров
  • GoToConnect для масштабирования бизнес-операций
  • Aircall для отделов поддержки и продаж
  • 8×8 для неограниченной системы связи «все в одном»
  • OpenPhone — недорогая телефонная система для небольших команд и стартапов

Если вы хотите, чтобы ваша VoIP-платформа взаимодействовала с другими используемыми приложениями, добавьте автоматизацию. Узнайте, как подключить ее к системам продажи билетов, платформам командного общения и т.д.

Что такое виртуальная телефонная система?

Виртуальные телефоны работают через широкополосное подключение к Интернету и просты в использовании, как ваш электронный почтовый ящик. Вот как это работает: выберите услугу и предоставьте кредитную карту, чтобы платить ежемесячно или за весь год, где это предлагается, чтобы получить скидку. Затем вы выбираете номер (номера) телефона и загружаете приложение, чтобы начать совершать звонки с настольного компьютера, ноутбука и мобильного телефона в считанные минуты. Никаких долгосрочных контрактов. Никакого оборудования или ожидания технического специалиста для установки дополнительных кабелей.  Большинство сервисов предлагают выбор номеров: местные, бесплатные, а иногда и уникальные номера, такие как 1-504-FAT-CATS, или другие комбинации по вашему выбору, если они доступны. Если вы хотите использовать существующий (существующие) бизнес-номер (номера), вам нужно будет перенести (передать) эти номера от вашего текущего провайдера (например, AT&T).

Ваш новый провайдер позаботится об этом, но пройдет несколько недель, прежде чем вы сможете использовать свой старый номер (номера) в новой услуге. В это время вы можете использовать новый номер у нового провайдера, чтобы начать пользоваться услугой и даже переводить звонки со старой услуги.   Кроме того, если вам нравится идея совершать и принимать звонки с физического телефона, некоторые провайдеры предлагают совместимые модели VoIP за дополнительную плату. Я использовал трубку VoIP с виртуальной системой в течение многих лет в своем домашнем офисе, потому что физическая панель набора номера и подставка были так знакомы. Но как только я избавился от них и начал использовать для звонков свой рабочий стол, я ни разу не пожалел об этом.  После настройки номеров у вас появится множество опций для настройки работы вашей «системы», например, голосовая почта и интерактивный голосовой ответ (IVR), также называемый автосекретарем, для автоматического направления входящих звонков нужному человеку или отделу. Создание расширений, запись звонков, перевод звонков, отправка текстовых сообщений и аналитика звонков — вот лишь некоторые из других функций, которые вы найдете.    

Почему именно виртуальные телефонные системы?

При использовании виртуальных телефонов вам все равно придется полагаться на электропитание для доступа в Интернет, чтобы совершать и принимать звонки, но при наличии заряженного мобильного телефона у вас есть выбор. Используйте мобильное приложение телефонного провайдера, чтобы принимать и совершать звонки, используя свой рабочий номер, или переадресуйте рабочие звонки на свой номер мобильного телефона. А если вы находитесь в районе, подверженном длительным отключениям, подумайте об источнике бесперебойного питания (от 200 до 2 000 долларов), чтобы не прерывать работу и звонки. Общие затраты на эксплуатацию стационарной телефонной системы сами по себе делают ее неприемлемой для многих малых предприятий. Вам придется инвестировать в PBX (Private Branch Exchange), которая действует как мини-сеть внутри вашего предприятия. Оборудование УАТС размещается на месте и выступает в качестве концентратора всех ваших линий, обеспечивая такие функции, как автосекретарь, голосовая почта, переадресация вызовов и т.п.  Вот краткая разбивка потенциальных расходов на стационарную телефонную связь:

  • Оборудование АТС: $1,000 или больше в зависимости от количества линий
  • Телефонные трубки: от $50 до $500 за телефон
  • Ежемесячная плата: $60 за линию
  • Установка/обслуживание: Варьируется в зависимости от вашего офиса/здания

В отличие от виртуальных телефонных систем, где все, что вам нужно, чтобы начать совершать звонки, — это устройство (мобильный телефон, ноутбук, настольный компьютер) и ежемесячная оплата — всего 10 долларов США в месяц на человека. Никакого дополнительного оборудования, которое нужно покупать или заменять. Никакой платы за обслуживание или установку, никаких контрактов. Просто выберите номер (номера) для вашего бизнеса (или «перенесите» существующий номер), предоставьте кредитную карту, загрузите приложение, и вы сможете совершать звонки уже через несколько минут.  Важно отметить, что если ваша команда работает в одном офисе, убедитесь, что ваше интернет-соединение способно выдержать количество линий и предполагаемое использование телефона, поскольку это повлияет на качество ваших звонков. Эта статья является хорошей отправной точкой для проверки скорости вашего соединения и определения того, как это может повлиять на VoIP-звонки.  

Что делает виртуальную телефонную систему отличной?

Все наши обзоры лучших приложений написаны людьми, которые потратили большую часть своей карьеры на использование, тестирование и написание статей о программном обеспечении. Мы проводим десятки часов, исследуя и тестируя приложения, используя каждое приложение так, как оно должно использоваться, и оценивая его по критериям, которые мы установили для данной категории. Нам никогда не платят за размещение в наших статьях каких-либо приложений или за ссылки на какие-либо сайты — мы ценим доверие читателей, которые доверяют нам давать достоверные оценки категориям и приложениям, которые мы рассматриваем. На этапе исследования я рассмотрел 20 различных телефонных систем, выбранных на основе нескольких факторов: простота получения пробной версии и первоначальный опыт общения со службой поддержки/продаж компании — во многих случаях эти два фактора пересекались. Это настольные ставки: вы не купите то, что не можете попробовать, и первое впечатление должно быть хорошим, если не звездным, и уж точно не неприятным, как это было в случае с несколькими системами.  После этого я оценил каждую платформу по следующим критериям:

  • Простота настройки: Если настройка не была полностью интуитивной, были ли вспомогательные статьи, которые помогли бы мне разобраться с любыми вопросами, чтобы успешно выполнить задачу?
  • Инструменты повышения производительности: Такие инструменты, как запись звонков, распределение звонков, голосовая почта в текст, внутренние сообщения и т.п., могут помочь сотрудникам быть более продуктивными и лучше поддерживать клиентов.
  • Интеграции: Интеграция с CRM, системами обмена сообщениями, чатом, справочной службой и другим программным обеспечением может обеспечить более глубокое понимание клиента и повысить производительность сотрудников.
  • Поддержка клиентов: Я изучил различные сайты отзывов в Интернете, чтобы убедиться, что каждый поставщик получил общую положительную оценку поддержки клиентов. Я объединил эти данные с собственным опытом в ходе исследований и тестирования.
  • Доступность: Каждая платформа должна быть относительно доступной по цене, исходя из сочетания всех этих факторов.

Все рассмотренные платформы включают неограниченные звонки по США, мобильные приложения, автоответчики (IVR), текстовые сообщения и возможность переноса существующих номеров. Кроме того, каждая из них обеспечивала четкую, надежную связь с быстрым соединением при совершении исходящих звонков, приеме входящих звонков или отправке текстовых сообщений.  

Лучшая виртуальная телефонная система для расшифровки разговоров — Dialpad (Android, iOS, Windows, Mac)

Dialpad имеет много возможностей, которые могут заинтересовать многие виды бизнеса. В частности, одна из них — голосовой интеллект, который автоматически транскрибирует ваши телефонные разговоры в текст в режиме реального времени. Технология голосовой транскрипции не нова, но приложение для телефона со встроенной функцией — редкость.  Опыт использования Dialpad, даже с его многочисленными функциями, был одним из лучших среди всех протестированных. Все, что вам нужно, доступно из центрального приложения, включая номеронабиратель, который запускается одним щелчком мыши. Интеллектуально организованная папка входящих вызовов показывает сверху категории для пропущенных вызовов, голосовой почты, записей и других типов вызовов, что позволяет легко увидеть, что может быть на вашей тарелке. Приложение для Android было базовым (как и большинство мобильных приложений), но при тестировании звонков оно было надежным.  Если вы получаете много входящих звонков по продажам и/или поддержке, маршрутизация вызовов может обрабатывать их разумно. Опции маршрутизации включают в себя самый длинный незанятый агент, фиксированный порядок, круговой обход и одновременный обход всех агентов.

Параметры обратного вызова определяют, что происходит, когда все агенты заняты — можно направлять звонки в другой отдел, непосредственно на голосовую почту или на пользовательское сообщение. Для текстовых сообщений можно отправлять автоматические сообщения в режиме «не беспокоить» и при получении в нерабочее время.   Функция голосового интеллекта, если она активирована (ее можно отключить в любое время на экране вызовов), делает стенограмму ваших звонков в реальном времени и выделяет ключевые разделы, избавляя вас от необходимости делать заметки. Точность диктовки моих звонков всегда составляла 90% или выше. Вы также можете добавить слова, такие как названия брендов, акронимы и отраслевой жаргон, в словарь компании, чтобы научить систему распознавать эти слова.  Когда звонок завершен, на экране появляется стенограмма. Нажмите кнопку Просмотр деталей звонка, чтобы воспроизвести звонок, добавить заметки, создать элементы действий и назначить их агентам.

Анализ настроения обеспечивает дополнительный контекст, определяя конкретные слова, например, клиент говорит, что он «расстроен». Если звонок становится особенно негативным, система может предупредить менеджера, который может прослушать звонок или присоединиться к нему для оказания помощи.  Хотите узнать, упоминают ли ваши представители в разговоре о последней акции компании? Перейдите в раздел «Все звонки», нажмите «Ключевое слово» и введите свой запрос. Эти интеллектуальные функции могут помочь менеджерам и владельцам бизнеса обучать представителей на звонках поддержки и продаж и могут быть использованы для улучшения их работы.  Цена Dialpad: От $15/месяц/пользователь за план Standard, который включает неограниченные звонки, тексты и внутренний чат. Планы включают один местный номер, поэтому если вам нужен бесплатный номер, вам придется заплатить дополнительные $15/месяц плюс $.02/минута.  Кроме того, только план Enterprise (минимальное количество пользователей — 100 человек) предлагает телефонные расширения.

Лучшая виртуальная телефонная система для масштабирования бизнес-коммуникаций — GoToConnect (Android, iOS, Windows, Mac)

Компания GoToConnect (ранее Jive Communications) будет знакома тем, кто использовал родственную платформу GoToMeeting или любой из брендов материнской SaaS-компании LogMeIn. Вы увидите некоторые из этих продуктов GoTo — вебинары, встречи, обучение — когда зайдете на сайт GoToConnect. Цены на платформу VoIP зависят от количества пользователей. Когда вы переходите на второй уровень пользователей (21-99), цена за одного пользователя снижается с $26 до $23 в месяц для тарифного плана среднего уровня Standard. Кроме того, вы можете объединить вышеупомянутые тарифные планы и сэкономить до 50%. Теперь давайте рассмотрим некоторые функции телефона.    Когда вы создаете учетную запись, вы попадаете в веб-приложение и получаете список настроек из шести пунктов, включая выбор телефонных номеров. При выборе номеров (местных или бесплатных) можно выполнить поиск по важной фразе. Я попробовал «fatcat», и появилось несколько результатов, включая 1-209-7FA-TCAT. Вы также можете попробовать поиск по шаблону, используя комбинации букв или цифр, например 1-720-867-5309 (этот вариант был недоступен).

Выбрав номер и направив его на добавочный номер (шаг 6), вы можете совершить первый звонок. Чтобы совершать звонки, загрузите мобильное или настольное приложение или откройте онлайн-версию в меню вашей учетной записи, выбрав GoToConnect.  Функция Find me follow me позволяет направлять звонки на основе последовательности. Допустим, у вас напряженный день в офисе и за его пределами, но вы не хотите пропустить ни одного звонка по продажам. Вы можете установить последовательность для входящих звонков: 1) сначала на внутренний номер коллеги (звонок в течение 10 секунд), затем 2) звонок на ваш мобильный номер (звонок в течение пяти секунд), затем 3) звонок на внутренний номер вашего менеджера. Шаги можно варьировать, как и время звонка. Фильтрация звонков позволяет создавать списки для блокировки спамеров и списки для VIP-клиентов, которые будут направлены прямо на вашу линию без прохождения через автосекретаря.   Базовый внутренний чат и видеоконференции дополняют каналы, и оба доступны из приложения. Slack, Salesforce, Zendesk, Zoho, Microsoft и еще около 60 приложений имеют широкие возможности интеграции.   Цена GoToConnect : От $22/месяц за пользователя с количеством до 20 пользователей для тарифного плана Basic. План следующего уровня Standard стоит $26/месяц для 20 пользователей и $23 для 21-99 пользователей.    

Лучшая виртуальная телефонная система для отделов поддержки и продаж — Aircall (Android, iOS, Windows, Mac)

Aircall — самая дорогая система в нашем списке — стоит 30 долларов США в месяц на пользователя при минимальном количестве пользователей в три человека для плана Essentials. Однако у нее есть функции, специфичные для отделов продаж и обслуживания, которых нет у других. Если эти отделы проводят много времени на телефоне и нуждаются в функциях для поддержания продуктивной работы, Aircall стоит попробовать бесплатно. Первоначальная настройка была простой. Потребовалось менее пяти минут, чтобы выбрать номер, протестировать его и добавить приветствия для входящих звонков, которые включают в себя внеурочное сообщение, музыку для удержания (моя любимая — «Jazzy Frenchy») и сообщение голосовой почты. Каждое из них можно настроить с помощью собственного аудиофайла или, в случае с сообщениями, опции преобразования текста в голос с помощью предварительно записанных мужских или женских голосов с акцентом на британском, австралийском или американском английском. Этот раздел построен как дерево решений, с легко следующими, кликабельными ссылками для каждого действия, что делает все интуитивно понятным для начинающего пользователя.  Функции повышения производительности помогут отделам продаж и обслуживания эффективно обрабатывать звонки, будь то автоматизация процесса маршрутизации или улучшение совместной работы команды.

Например, параллельный вызов позволяет приостановить текущий звонок и начать другой разговор по отдельному номеру (для сбора дополнительной информации), переключаясь туда и обратно по мере необходимости. С помощью маршрутизации вызовов можно установить, кто получит следующий входящий звонок, по доступности и по навыкам, например, по техническим способностям.  Когда звонок заканчивается, у вас будет возможность добавить его в качестве контакта, создать заметки и назначить. Так, если вы приняли звонок от потенциального клиента, с которым ранее разговаривал ваш коллега, вы можете добавить заметку о разговоре, нажать назначить и выбрать его имя из списка ваших коллег.  В режиме реального времени в Live Feed отображаются показатели времени ответа на звонки, ожидания звонков, среднего времени ожидания и доступности пользователей. Отсюда вы также можете отслеживать звонки в режиме реального времени в целях инструктажа.

Агент получит уведомление о том, что его менеджер прослушивает звонок, и сможет слышать как клиента, так и своего менеджера. Клиент, разумеется, будет слышать только агента. Более 60 интеграций с CRM, справочной службой, электронной коммерцией, чатом и другими приложениями еще больше расширяют связь Aircall с вашим бизнесом. Например, я интегрировал HubSpot CRM несколькими щелчками мыши и вскоре совершал звонки из записей контактов с помощью Aircall. Детали звонка, такие как дата, продолжительность и запись (если применимо), фиксируются в записи контакта HubSpot, а также на приборной панели и в аналитике Aircall. Кроме того, когда вы совершаете звонок и контакт находится в HubSpot, работодатель контакта и время последнего контакта всплывают в номеронабирателе со ссылкой для перехода к записи. Цена Aircall: От $30/месяц/пользователь при минимальном количестве трех пользователей

Лучшая виртуальная телефонная система для неограниченной системы связи «все в одном» — 8×8 (Android, iOS, Windows, Mac)

Попав на сайт 8×8, я первым делом подумал, что это «корпоративный» сервис — то есть, этот сервис предназначен для крупных компаний с несколькими офисами и тысячами сотрудников. Сайт компании обширен, раздел ресурсов обширен, и кажется, что они предлагают телефонные решения для любого типа организаций, от федерального правительства до финансовых служб. И да, у них действительно есть крупные клиенты, но они также предлагают неограниченные звонки, видео и чат, начиная всего с 12 долларов США в месяц на пользователя. Для небольших компаний, нуждающихся в универсальной коммуникационной системе, 8×8 определенно стоит рассмотреть, но с одной оговоркой.  Если и есть недостаток у 8×8, так это неуклюжая навигация. Когда вы входите в систему, вы попадаете на практически пустую страницу с четырьмя опциями: Мой 8×8, Администратор, Встречи (настройки видео) и Поддержка, каждая из которых ведет на другую страницу. Еще больше дезориентации добавляет то, что каждая страница выглядит так, как будто она с другого сайта. Доктор Франкенштейн был бы горд. Однако, как только вы разберетесь, что к чему, навигация не будет слишком сложной. Просто она не такая продуманная, как в других рассмотренных здесь приложениях.

Учитывая первоначальный опыт с навигацией, я был готов к тому, что и с настройками придется повозиться. К моему удивлению, настройка действий при входящих звонках оказалась одной из самых интуитивных среди всех протестированных. Для приветственного сообщения вас спросят, хотите ли вы настроить приветствие, и если да, то как, с возможностью ввода или записи приветствия. Мое текстовое приветствие — голос был немного слишком компьютеризированным на мой вкус — было легко протестировано одним щелчком мыши. Чтобы записать приветствие, можно загрузить файл или попросить приложение позвонить на ваш мобильный телефон. Если вы планируете использовать меню вызова («нажмите 1 для продаж, 2 для поддержки»), вам нужно будет включить это меню в приветствие. Обработка вызовов предусматривает варианты направления входящих звонков: звонок вашей команде, голосовая почта команды, автоматизированное меню или перенаправление на определенный номер. Автоматическое меню содержит простые инструкции по выбору направления каждого звонка. Чтобы убедиться в правильности маршрутизации, приложение выполнит тестовый звонок, прежде чем вы опубликуете настройки.

Во время звонка вы можете отправить текст или инициировать видеозвонок одним нажатием. Мои тестовые звонки соединялись быстро, а качество связи было превосходным. Аналогично, видео подключалось быстро и с хорошим качеством. Некоторые из функций видео включают совместное использование экрана, субтитры, чат и запись. Видеоаналитика — находится в разделе Meetings главного меню — собирает данные об участниках, продолжительности, отзывах пользователей и многое другое. Система внутреннего чата довольно проста, но вы можете создавать чаты, проводить несколько чатов и прикреплять файлы, чего, вероятно, достаточно для большинства небольших команд.     Синхронизируйте свой календарь (Google, Outlook, iCloud и другие), чтобы легко планировать звонки и видеовстречи, а для интеграции с CRM вы найдете встроенные интеграции с такими платформами, как Salesforce, HubSpot, Zoho, Pipedrive и Sugar. С помощью Zapier вы можете подключить 8×8 к тысячам других приложений, что позволит вам делать такие вещи, как отправка 8×8 SMS-сообщений для новых лидов или отправка 8×8 SMS-сообщений в Slack. Цена 8×8: От $12/месяц/пользователь, что включает неограниченное количество звонков, видео и чатов.

Лучшая виртуальная телефонная система для недорогого решения для небольших команд и стартапов — OpenPhone (Android, iOS, Web, Windows, Mac)

Если вы работаете в одиночку или руководите небольшой командой и вам нужна недорогая телефонная система без излишеств, OpenPhone — отличный выбор. Она проста в настройке и использовании и имеет несколько удобных автоматических функций для поддержания связи с абонентами. Приложение, как и веб-сайт, может быть любого цвета — лишь бы оно было черным. Поскольку все остальные телефонные приложения имеют светлый/белый фон, мне потребовалось несколько раз привыкнуть к черному фону, но как только я привык, пользоваться приложением стало приятно, хотя бы потому, что оно отличается от других, напоминает ностальгическую видеоигру. Для начала у вас есть возможность выбрать местный номер, бесплатный или перенести существующий номер. Для настройки нажмите на новый номер, чтобы получить доступ ко всем доступным параметрам. Вы можете настроить идентификатор вызывающего абонента на отображение названия вашей компании, заполнив короткую форму и попросив OpenPhone запросить разрешение у CNAM (Caller ID Name). Мой запрос на имя «Acme Corp.» занял неделю.

Если у вас небольшой офис или магазин, вы можете предоставить доступ к номеру своим коллегам по работе. Они смогут звонить, просматривать сообщения и получать входящие звонки. Еще одна удобная функция — возможность настроить автоматические текстовые сообщения о звонках, пропущенных в рабочее и нерабочее время. Так, если вы собираетесь на встречу, но хотите немедленно ответить, чтобы сообщить об этом звонящим, можно отправить автоматическое сообщение: «Спасибо за звонок. Я буду на совещании до 15:00 по среднеевропейскому времени. Чем я могу помочь?». Другие функции включают переадресацию звонков и список для блокировки звонящих спамеров.  После добавления номера OpenPhone в CRM HubSpot вы можете совершать звонки из записи контакта и создавать контакты HubSpot одним щелчком мыши из OpenPhone. Другие интеграции включают Slack, Google Contacts и Zapier, так что вы можете делать такие вещи, как регистрация новых входящих текстовых сообщений в Google Sheets или отправка SMS-сообщений при появлении нового события в Calendly. Стоимость OpenPhone: От $10/месяц за неограниченные звонки и тексты в США и Канаде. $5/месяц за дополнительные телефонные номера. 

Какая телефонная система лучше всего подходит для вашей команды?

Вам нужны функции повышения производительности отдела продаж и сервисной службы? Aircall облегчает обработку большого количества звонков благодаря таким функциям, как автоматическая маршрутизация, параллельные звонки и выбор пунктов действий, которые появляются на экране после завершения звонка. Менеджерам понравится функция Live Feed, поскольку она позволяет в режиме реального времени получать информацию о работе их представителей.  

Вам нужно недорогое решение? Стандартный тарифный план OpenPhone Standard, стоимостью всего $10 в месяц на пользователя, является самой недорогой телефонной системой в наших тестах и одной из самых простых в настройке.   

Вам нужны звонки, видео и внутренний чат, объединенные в одну услугу? 8×8 предлагает относительно недорогой пакет начального уровня, который может работать со всеми тремя этими каналами. 

Вы хотите, чтобы ваши звонки транскрибировались? Dialpad — лучший выбор для этого, и это отличное решение в целом.

Вы хотите объединить VoIP с другими бизнес-решениями? GoToConnect является частью группы приложений, включая программное обеспечение для проведения вебинаров, совещаний и обучения, поэтому это отличный выбор, если вы уже используете программное обеспечение LogMeIn или планируете масштабирование и можете сделать это в будущем.

Каждая из этих пяти систем отлично показала себя в наших тестах, обеспечив быструю и простую настройку и отличное качество связи. Вы сможете звонить практически из любого места, если у вас есть надежное подключение к Интернету. Чтобы узнать больше о любой из этих услуг, подпишитесь на бесплатную пробную версию и попробуйте их в действии.

Наш проект поддержало государство в виде гранта на развитие алгоритмов!
This is default text for notification bar

Конкуренты скликивают рекламу?

Подключите защиту бесплатно и проверьте, сколько ботов кликают на вашу контекстную рекламу Яндекс.Директ и оцените потери вашего бюджета. Никаких финансовых обязательств.