Проводите более эффективные совещания: 14 инструментов для совместных обсуждений, протоколов и планирования

Проводите более эффективные совещания: 14 инструментов для совместных обсуждений, протоколов и планирования

Совещания — это отличный способ сплотить коллектив, обсудить идеи и спланировать будущее. Но они также могут быть и огромной тратой времени, занимая в среднем 31 час вашего рабочего времени в месяц. Вот почему мы склонны мечтать, заниматься другими делами или даже засыпать во время совещаний. Они — необходимое зло, и мы даже не уверены, что они вообще нужны. Напротив, совещания должны быть эффективным использованием времени каждого, тем единственным шансом продвинуть повестку дня и убедиться, что у каждого есть все необходимое для наилучшей работы. Для этого необходимо, чтобы совещания соответствовали расписанию каждого сотрудника, были хорошо спланированы и включали в себя протокол, пригодный для выполнения, чтобы о совещании не забыли сразу же после его завершения. Эти инструменты помогут превратить ваши совещания в продуктивные сессии, которые отнимают меньше времени и позволяют достичь большего. Как мы оцениваем и тестируем приложения Все наши обзоры лучших приложений написаны людьми, которые большую часть своей карьеры использовали, тестировали и писали о программном обеспечении. Мы тратим десятки часов на исследование и тестирование приложений, используя каждое приложение так, как оно должно использоваться, и оценивая его по критериям, которые мы установили для данной категории. Нам никогда не платят за размещение в наших статьях каких-либо приложений или за ссылки на какие-либо сайты — мы ценим доверие читателей, которые доверяют нам предлагать достоверные оценки категорий и приложений, которые мы рассматриваем.

ПриложениеЛучшее для:Цена
DoОбмен информацией с платформами для встреч$10/мес. за пользователя
Meetin.gsПланирование встреч$12/мес. за организатора
MinuteУдобные для чтения повестки дняБесплатно; от $3/мес./пользователь
SolidСамостоятельное планирование встречБесплатно
MeetingKingРазовые встречиБесплатно; от $9,95/мо.
Minutes.ioЭффективное ведение записейБесплатно; от $9/мес.
Agenda MakerПодготовка к совещаниям на ходу1.99
Less MeetingВизуализированные временные рамки повестки дняОт $12/мес.
Minute-itПростая подготовка к совещаниюБесплатно; от $27/мес.
Lucid MeetingРасширенные повестки дня совещанийБесплатно; от $19/мес.
Meeting TickerРасчет окупаемости инвестиций в собраниеБесплатно
Meeting CalculatorЛичные встречиБесплатно
Team Meeting ChecklistПланирование продуктивного совещанияБесплатно
Team Meeting TimerСосредоточение внимания на обсужденииБесплатно

Оглавление статьи:

Универсальные приложения для проведения совещаний

Вам нужно приложение-календарь для планирования встречи. Инструмент для определения часовых поясов, чтобы найти удобное для всех время. Приложение для заметок, чтобы планировать встречу, и еще одно приложение, чтобы делать заметки во время встречи. А можно сделать все это в одном приложении. Эти инструменты помогут вам планировать, составлять расписание и обмениваться информацией о встречах в одном месте, чтобы ничего не потерялось по пути.

Meetin.gs (Web) — лучший для планирования встреч

Чтобы получить универсальный инструмент для планирования встреч, а также общения, ведения записей и управления задачами, обратите внимание на Meetin.gs. Он обеспечивает все этапы процесса организации встреч. Как только вы решите, что хотите встретиться, у вас есть два варианта. Вы можете указать свою доступность и позволить другим забронировать место в вашем календаре; Meetin.gs интегрируется с вашим календарем и контактами в Google Apps, а также с такими средствами связи, как Skype и Google Hangouts. Это поможет вам избежать неизбежной переписки и поиска подходящего для всех времени. Кроме того, вы можете пригласить людей на выбранные вами дату и время. Каждая встреча сопровождается общим рабочим пространством. Добавляйте темы для обсуждения, загружайте соответствующие файлы и делитесь своими заметками. Изменения сохраняются мгновенно, поэтому вы также можете использовать это рабочее пространство во время встречи для записи своих обсуждений и дискуссий. После завершения собрания Meetin.gs автоматически отправит участникам электронное письмо с кратким изложением всех созданных вами пунктов действий.

Цена: $12/месяц для одного организатора Про-план для неограниченного количества встреч и участников

Приложения для планирования повестки дня

Возможно, у вас уже есть инструменты для планирования собраний, и вам просто нужен способ поддерживать дискуссию и записывать то, что обсуждалось. Эти инструменты помогут вам спланировать повестку дня собрания, заметки и многое другое.

Minute (Web, iOS, Android, Windows) — лучший вариант для удобного чтения повестки дня

Minute предоставляет все, что нужно знать и помнить о собрании, на одной странице. Повестка дня собрания, которая может быть создана организатором собрания самостоятельно или совместно командой, находится в верхней части. Если повестка дня меняется в ходе собрания, просто перетащите каждый пункт в новом порядке. Каждая тема обсуждения снабжена дополнительным таймером, что облегчает прохождение всего необходимого без пропусков. Под повесткой дня отображаются вложения собрания, включая документы из Google Drive и Dropbox или заметки из Evernote. Участники могут писать заметки в реальном времени под этими файлами, создавать задачи и назначать их владельцев и сроки выполнения, а также добавлять решения. Вы также можете добавлять приватные заметки, которые никто не сможет просмотреть. По окончании собрания можно экспортировать темы, заметки, решения, задачи и документы на Google Drive, Dropbox или Evernote или отправить их по электронной почте на платформы собраний для дальнейшего использования.

Цена: Бесплатно за 1 месяц истории встреч; от $3/месяц за пользователя план Light за 3 месяца истории встреч и вложений

Solid (iOS) — лучше всего подходит для самостоятельного планирования встреч

Если вам важнее подготовиться и сделать хорошие заметки, чем переслать материал другим участникам, Solid — отличный вариант. Это элегантное приложение подключается к вашему Календарю Google или учетной записи Office 365, чтобы показать вам, что запланировано в вашем календаре на следующую неделю. Каждая встреча получает свою собственную пустую страницу «Заметки». Вы можете добавить пункты действий, решения или «открытые вопросы». Создайте порядок встречи, сгруппировав связанные пункты по разделам. Если вы хотите прикрепить файл, Solid позволяет вставить его вместе с заметками. Чтобы не сбиться с пути, приложение сообщает вам, сколько времени осталось до конца встречи и сколько тем вам еще предстоит рассмотреть. По окончании встречи Solid отправляет вам подробное резюме ваших заметок. Вы также можете поделиться этим резюме с другими людьми по электронной почте, через Evernote, Slack или (с помощью Zapier) Google Docs. Затем проверьте свои незавершенные задачи с каждой встречи с помощью вкладки «элементы действий» в Solid. В Solid вы также найдете подробный анализ того, сколько общего времени вы проводите на совещаниях, когда они проходят, с кем вы встречаетесь и так далее.

Цена: Бесплатно

MeetingKing (веб, iOS) — лучше всего подходит для разовых встреч

Инструменты, требующие наличия учетной записи у каждого участника, могут быть неудобными, особенно если вы работаете с людьми за пределами вашей компании или часто проводите разовые встречи. Входите: MeetingKing. Он позволяет отправлять повестки дня по электронной почте, так что вы единственный, кто должен быть пользователем. Организаторы могут использовать шаблоны повестки дня MeetingKing или создавать свои собственные. Нет необходимости заполнять время, продолжительность, состав участников, место проведения или другую логистическую информацию — она автоматически подтягивается из подключенного календаря Google, iCal или учетной записи Outlook. Повестки дня организованы по темам. Во время встречи вы раскрываете каждую тему, добавляя короткие фрагменты, которые можно сохранить как задачи, решения или заметки. Например, если ваша первая тема — «месячный бюджет платного поиска», а Сара рассказывает группе о результатах ноября, вы можете добавить заметку «Ноябрьский ROAS: 200%". Если вы решите увеличить бюджет, вы сохраните "Двойной бюджет" как решение. У каждой созданной вами задачи может быть владелец. Когда кому-то назначается задача, он получит электронное письмо — и последующее письмо, если он не завершит ее до срока. Также можно добавлять и комментировать задачи из своего почтового ящика. Функция парковки MeetingKing поможет вам избежать бесполезных дискуссий. Каждый раз, когда кто-то поднимает тему, которой нет в повестке дня, вы создаете для нее пункт на «парковке». Не обсуждайте эту тему сейчас — вместо этого в следующий раз, когда вы будете составлять повестку дня собрания, проверьте «парковку» на наличие тем, которые необходимо включить.

Цена: Бесплатно для участников; от $9,95/месяц Pro Единый план для 1 организатора

Minutes.io (Web) — лучший вариант для эффективного ведения заметок

Трудно одновременно вести записи и оставаться вовлеченным в процесс. Обычно в итоге вы либо говорите, либо печатаете, но не то и другое. Minutes.io решает эту проблему с помощью ежедневника. Благодаря чистому, легко читаемому шаблону приложения вы можете быстро создавать пункты повестки дня и добавлять в них свои заметки. Каждый пункт можно отнести к категории «повестка дня», «решение», «сделано», «тодо» или «идея», а также указать владельца и срок исполнения. Чтобы быстро перемещаться и вносить изменения, используйте горячие клавиши Minute.io. После завершения совещания отправьте копию каждому участнику по электронной почте. Проводите аналогичное совещание? Скопируйте повестку дня, чтобы использовать ее повторно. Поскольку Minutes.io работает в автономном режиме, это отличный выбор для встреч в дороге.

Цена: Бесплатно; от $9/месяц Месячный план для индивидуального брендинга и более быстрой поддержки

Agenda Maker (iOS) — лучше всего подходит для подготовки к совещаниям на ходу

Представьте себе, что вы идете по улице или сидите в метро, как вдруг понимаете, что вам предстоит встреча без повестки дня. Agenda Maker создан именно для таких моментов. Как следует из названия, у него всего одна функция: составление повестки дня. Просто начните новую программу, напечатайте пункты повестки дня, перетащите их по порядку, а если хотите, добавьте заметки и распределите время на конкретные пункты. Лучшая функция Agenda Maker — автоматический расчет и распределение времени для встреч на основе пунктов, которые вы перетаскиваете в повестку дня. Вы также можете создавать повестки дня на несколько дней, создавать подпункты повестки дня и устанавливать время по умолчанию для пунктов повестки дня. Обмен повесткой дня также прост. Отправьте ее людям по электронной почте, отправьте им PDF-версию или распечатайте копию перед встречей.

Цена: $1.99 в App Store; $0.99 в приложении для добавления платформ и протоколов заседаний

Less Meeting (Web, iOS) — лучше всего подходит для визуализации временных рамок повестки дня

Less Meeting помогает вам проводить продуктивные совещания, визуализируя время совещания. Вот как это работает: Перед началом совещания организатор устанавливает общий лимит времени, а также время для каждого пункта повестки дня. Во время совещания таймер обратного отсчета в нижней части повестки дня показывает, сколько минут у вас осталось. Он станет желтым, когда на часах останется пять минут. Если вы превысите время, он станет красным. Тем временем пункты повестки дня становятся желтыми, когда до назначенного времени остается одна минута. Вы также можете добавлять заметки в стиле пули, документы и изображения, пункты действий, цели собрания и ссылки на предыдущие повестки дня. Можно создавать повестки дня с помощью плагина Outlook или шаблона Google Apps и iCal, а также синхронизировать задачи с популярными приложениями для ведения дел. Less Meeting включает сочетания клавиш для упрощения процесса составления протоколов. Если вы работаете на телефоне или iPad, вы можете перетаскивать свои заметки в нужном порядке. Работаете в зоне, свободной от Wi-Fi? Приложение сохранит ваши изменения и синхронизирует их, когда вы вернетесь в сеть.

Цена: От $12/месяц 1 пакетный план для 1 пользователя

Minute-it (Web) — лучший вариант для легкой подготовки совещаний

Если подготовка к встрече требует слишком много усилий, вы, скорее всего, не станете этого делать. К счастью, Minute-it может сделать это за вас. Интегрируйте инструмент с вашей учетной записью Outlook, Google Calendar или iCal, и Minute.it будет автоматически генерировать повестки дня для запланированных встреч. Затем вы можете перечислить темы для обсуждения, распределить время для каждого пункта и загрузить материалы за считанные минуты. Как только все участники появятся, встроенный в повестку дня таймер обратного отсчета поможет вам оставаться сосредоточенными и не отвлекаться от темы. Участники могут добавлять комментарии, заметки, результаты, решения и сроки в документ в режиме реального времени, превращая его из расписания в полноценный протокол. Minute-it автоматически отправляет заметки о собрании по электронной почте всем присутствующим. Затем участники могут войти в свою панель управления и просмотреть заметки с предыдущих встреч, а также обзор всех невыполненных пунктов действий.

Цена: Бесплатно для 1 пользователя; от $27/месяц стартовый план для до 3 пользователей

Lucid Meeting (Web) — лучше всего подходит для составления расширенных планов совещаний

Встречи с клиентами значительно отличаются от встреч в компании, которые значительно отличаются от встреч совета директоров, которые значительно отличаются от встреч с инвесторами. Если вы проводите множество различных типов встреч, вам нужен инструмент, который справится со всеми. Lucid Meetings — это приложение «все в одном» для проведения любых встреч под солнцем. Благодаря большой коллекции шаблонов вы можете быстро создать профессиональный шаблон. Укажите основные темы для обсуждения и их предполагаемую продолжительность. Или сделайте еще один шаг вперед с помощью «умного» списка, который будет динамически обновляться и включать любые заметки или пункты действий, созданные вами на предыдущих встречах. Если вы хотите, чтобы другие люди могли вносить дополнения в вашу повестку дня, вы можете предоставить им права на редактирование. Вы также можете назначить вид «только для чтения». Каждый может добавлять заметки во время собрания. Но вы не увидите всю повестку дня сразу — чтобы люди не отвлекались, приложение увеличивает масштаб текущей темы обсуждения. Оно также подает сигнал, когда время почти истекло и когда нужно двигаться дальше. Решаете что-то всей группой? Создайте предложение. Вы можете сделать голосование открытым или анонимным, что полезно при обсуждении деликатных тем. Чтобы помочь вам оценить, насколько хорошо проходят собрания и что можно улучшить, Lucid Meetings отправляет быстрый опрос каждому участнику после собрания вместе с записями собрания и кратким описанием его действий.

Цена: Бесплатно для личного пользования; от $19/месяц план для 1 органайзера

Приложения для более продуктивных совещаний

Возможно, вам не нужен инструмент для составления расписания встреч или ведения переговоров. Возможно, вам просто нужен инструмент, который напомнит вам о времени, проведенном на совещаниях, и поможет найти способы извлечь больше пользы из этого времени. Эти удобные инструменты именно это и делают.

Meeting Ticker (Web) — лучше всего подходит для расчета окупаемости инвестиций в собрание

В следующий раз, когда вы будете сомневаться, стоит ли проводить собрание, попробуйте воспользоваться программой Meeting Ticker. После того как вы введете данные о количестве участников, средней почасовой ставке и предполагаемой продолжительности встречи, этот удобный инструмент покажет вам, во сколько вам обойдется встреча. Следите за тем, как счетчик быстро прибавляется, пока вы не нажмете кнопку «Остановить кровотечение».

Это далеко не точная наука. Но когда вы сомневаетесь, стоит ли проводить встречу, увидеть ее стоимость в долларах может оказаться полезным.

Цена: Бесплатно

Meeting Calculator (Web) — Лучший для анализа личных совещаний

Чтобы получить обзор привычек проведения встреч, подключите Meeting Calculator к учетной записи Календаря Google. За несколько секунд он получит данные о каждом мероприятии, в котором участвовали два и более человека, а также время начала и окончания за последний год. Затем он обработает цифры и предоставит вам интересную статистику о том, сколько часов вы провели на совещаниях, какова их средняя продолжительность, каков процент совещаний, которые вы создаете, а не приглашаете на них, и многое другое.

Цена: Бесплатно

Это приложение было создано разработчиками инструмента для повышения продуктивности работы команды Jell, который также может помочь устранить ненужные встречи.

Team Meeting Checklist (Web) — лучший для планирования продуктивного собрания

Контрольный список совещания команды был создан для того, чтобы процесс сотрудничества проходил более гладко. В нем изложены 25 основных условий хорошего собрания, начиная с подготовительной работы («определено место встречи», «поставлена четко определенная цель» и т.д.). Есть несколько пунктов для самого совещания, например, «за один раз будет обсуждаться одна тема» и «все покинут комнату, зная, что будет дальше». Наконец, в контрольном перечне говорится о том, что произойдет после встречи, в том числе «участники получат информацию в течение 24 часов» и «незавершенные дела будут включены в следующую повестку дня». Наличие четкого, легко выполнимого плана полезно для организатора, но контрольный список еще более полезен для определения ожиданий участников. После того как вы отметили требования, применимые к вашей встрече, вы можете отправить список участникам по электронной почте.

Цена: Бесплатно

Team Meeting Timer (веб, Android) — лучше всего подходит для поддержания целенаправленности обсуждений

Нужен простой способ вовремя завершать совещания? Откройте Team Meeting Timer, установите продолжительность и наблюдайте за началом обратного отсчета. Когда время истечет, завершите встречу. Для этого можно использовать любой таймер, но поскольку таймер Team Meeting Timer имеет наглядный вид, его можно разместить на экране в конференц-зале или на видеоконференции, чтобы все могли его видеть. Приложение также предоставляет подсказки, чтобы помочь вам продолжить встречу, например, «Подвести итоги ключевых обсуждений», когда время окончания встречи приближается.

Цена: Бесплатно

Не все любят собрания, но они могут быть продуктивными — особенно если у вас есть инструменты, позволяющие оптимизировать собрания и держать всех в фокусе повестки дня. Но прежде чем провести продуктивное собрание, необходимо внести его в календари всех сотрудников. Ознакомьтесь с 16 лучшими приложениями для планирования совещаний, чтобы определить оптимальное время встречи для всех. А если вы работаете с удаленными членами команды или пытаетесь планировать встречи в разных часовых поясах, узнайте, как провести удаленное собрание команды, чтобы сделать следующую встречу более эффективной.

Наш проект поддержало государство в виде гранта на развитие алгоритмов!
This is default text for notification bar

Конкуренты скликивают рекламу?

Подключите защиту бесплатно и проверьте, сколько ботов кликают на вашу контекстную рекламу Яндекс.Директ и оцените потери вашего бюджета. Никаких финансовых обязательств.