Лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями: 10 приложений для планирования и управления деловыми мероприятиями

Лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями: 10 приложений для планирования и управления деловыми мероприятиями

Планирование делового мероприятия — задача не из легких. Необходимо найти место проведения, составить программу, привлечь спонсоров, рассадить гостей и организовать питание — и все это еще до того, как вы начнете продавать билеты. Программное обеспечение для управления мероприятиями делает этот процесс менее головной болью. Организаторы мероприятий подтверждают: В недавнем опросе, проведенном компанией Social Tables, 35% респондентов заявили, что технология организации мероприятий стала самым большим изменением в индустрии. Существуют десятки приложений для планирования мероприятий, которые делают все — от привлечения участников до цифровой визуализации планов помещений. И хотя все они предлагают совершенно разные функции, у них есть одна общая черта: они исключают подход «сделай сам» и упрощают процесс управления мероприятием.

Оглавление статьи:

Что делает приложение для управления мероприятиями лучшим?

Все наши обзоры лучших приложений написаны людьми, которые потратили большую часть своей карьеры на использование, тестирование и написание статей о программном обеспечении. Мы проводим десятки часов, исследуя и тестируя приложения, используя каждое приложение так, как оно должно использоваться, и оценивая его по критериям, которые мы установили для данной категории. Нам никогда не платят за размещение в наших статьях каких-либо приложений или за ссылки на какие-либо сайты — мы ценим доверие читателей, которые доверяют нам предлагать достоверные оценки категорий и приложений, которые мы рассматриваем. Приложения для управления событиями бывают разных форм и размеров и обещают всевозможные успехи. Здесь мы представляем приложения, которые помогут вам сэкономить время и энергию при управлении логистикой, сроками и вовлечением участников. Перечисленные здесь приложения для управления мероприятиями представляют собой комбинацию сопутствующих инструментов, которые можно использовать вместе для достижения максимальной продуктивности, а также комплексное программное обеспечение для планирования мероприятий. Для разных мероприятий требуется разная функциональность, но каждое из представленных здесь приложений отвечает следующим критериям:

  • Устраняет фрагментарный подход к планированию мероприятий путем централизации информации в одном месте
  • Помогает вам сотрудничать и общаться хотя бы с одной из ключевых аудиторий, будь то коллеги, поставщики или посетители.
  • Предлагает приборную панель для отслеживания и измерения успеха

В зависимости от масштаба вашего мероприятия и ваших самых больших болевых точек при планировании, вы захотите выбрать различное программное обеспечение для управления мероприятиями и даже смешивать и сочетать приложения. Чтобы помочь вам в выборе, вот 10 лучших приложений для управления мероприятиями, перечисленных в примерном хронологическом порядке среднего процесса планирования мероприятия.

10 лучших приложений для управления мероприятиями

  • monday.com для внутреннего планирования и организации
  • Eventzilla для упрощения регистрации
  • Explara для создания брендированного мобильного приложения
  • Splash для персонализации общения с посетителями
  • Eventbrite для связи с Facebook
  • Bizzabo — решение «все в одном»
  • Social Tables для создания поэтажных планов и визуального оформления помещений
  • Boomset для автоматизированного управления входом
  • Socio для геймификации вовлечения участников очного заседания
  • Event Farm для измерения усилий в автономном режиме

monday.com (Web, iOS, Android) — лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями для внутреннего планирования и организации

monday.com — это прежде всего инструмент управления проектами, но в нем есть функция управления событиями, которая помогает свести воедино задачи и сроки всех задействованных сотрудников. Каждый может получить доступ к рабочему процессу своих коллег и увидеть ход планирования мероприятия с одного взгляда на единой приборной панели. Вот как это работает: Вы создаете доски, заполненные импульсами (рядами задач), каждый из которых представляет собой отдельный пункт дел для вашего мероприятия. Затем вы можете назначить сотрудника для выполнения задачи и сгруппировать импульсы в категоризированные доски для каждого проекта. Встроенные шаблоны управления мероприятиями помогут вам организовать сроки, управлять бюджетом и координировать докладчиков, а отдельные пульсы позволят вам отслеживать даты, места проведения мероприятий и количество регистраций. Это сочетание означает, что вы сможете видеть общую картину, не упуская из виду детали.

Одна из лучших особенностей monday.com — встроенные потоки сообщений, назначенные для каждой задачи. Все участники процесса могут видеть все сообщения, касающиеся конкретной задачи, в одном месте, что означает, что разговоры не затеряются и не затеряются в почтовых ящиках. Вы также можете назначить индивидуальный адрес электронной почты для каждой задачи, чтобы при отправке сообщения на этот адрес оно добавлялось во внутреннюю ленту в monday.com. В разделе ленты, в области «Инфобоксы», можно загружать соответствующие файлы, планы этажей и списки участников, добавлять заметки и создавать вопросы и ответы, доступ к которым могут получить все члены команды. Для полного обзора вы можете уменьшить масштаб и увидеть каждый совет в виде календаря с цветовой кодировкой. monday.com Цена: Бесплатная 14-дневная пробная версия; $10/месяц для одного пользователя за тарифный план Standard, который включает неограниченное количество досок и 5 ГБ хранилища файлов.

Eventzilla (Web, iOS, Android) — лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями для оптимизации регистрации

Продажа билетов — первое из многих препятствий для организаторов мероприятий, и очень легко запутаться в процессе регистрации. Eventzilla помогает автоматизировать процесс регистрации путем создания встраиваемых виджетов, управления списками участников и создания привлекательных целевых страниц, на которых участники могут зарегистрироваться. Приборная панель не требует никаких технических знаний, чтобы создать уникальную, фирменную страницу регистрации и сразу же начать продавать билеты. Есть возможность создания индивидуальных виджетов продаж или кнопок, которые можно добавить на сайт WordPress, страницу Facebook или ленту Twitter, скопировав и вставив строку кода, чтобы посетители могли купить билет одним щелчком мыши. Далее по воронке продаж можно полностью написать с нуля регистрационную форму для мероприятия, чтобы собрать всю необходимую информацию, будь то особые требования к еде или пожелания по песням для диджея.

Вы также можете выбрать, предлагать ли бесплатные билеты/регистрацию, платные билеты/регистрацию, товары/дополнения или билеты/регистрацию за пожертвование. Затем вы можете настроить электронную переписку с посетителями в зависимости от типа билетов. Например, вы можете отправить письмо всем участникам, которые приобрели товары в дополнение к билетам. На этапе оформления заказа Eventzilla интегрируется с основными платежными шлюзами, такими как PayPal, Square и Stripe. Можно настроить индивидуальные коды скидок и легко применить их для билетов «ранних пташек» или групп посетителей. А в день мероприятия посетители могут загрузить приложение, чтобы управлять своими билетами и зарегистрироваться онлайн. Цена Eventzilla: Бесплатно для бесплатных мероприятий. $1,25/билет за три платных типа билетов, возврат и встраиваемые виджеты; 1,9% + $0,99/билет за неограниченное количество типов билетов и индивидуальный брендинг.

Explara (Web) — лучшее программное обеспечение для управления событиями для создания фирменного мобильного приложения

Для организаторов мероприятий, желающих создать цифровой мир вокруг своего события, Explara — лучший выбор. Интегрированная платформа объединяет инструменты, которые могут предложить десять других приложений по отдельности, помогая вам оптимизировать регистрацию, вовлечение в день мероприятия и отчетность после него в одном месте. Даже совершенно не разбирающиеся в технологиях менеджеры могут создать полностью брендированное приложение для посетителей, которым они смогут воспользоваться в знаменательный день. Когда вы войдете в Explara, вы увидите приборную панель с 15 плитками, каждая из которых позволяет вам делать что-то свое (например, создавать опросы, создавать электронные письма или управлять билетами). Первый шаг — щелкнуть по плитке «Билеты на мероприятия/регистрация», чтобы создать свое мероприятие. После добавления события в Explara вы сможете использовать все остальные плитки. Чтобы создать собственное приложение для мероприятий, нажмите на плитку Connect. Вы введете название и описание приложения, приложите политику конфиденциальности, а также загрузите иконку приложения и изображение функции для iOS и Android.

Минималистичный интерфейс позволяет легко добавлять дополнительные модули к вашему приложению, например, встроить игру для поощрения взаимодействия во время сессии или создать повестку дня. Вы также можете добавлять изображения и видео, отправлять электронные письма и уведомления или награждать пользователей баллами за выполнение определенных действий. И все это делается одним щелчком мыши. Чтобы лучше понять, что помогает вашим посетителям, в систему встроена аналитика, которая отслеживает использование приложений на протяжении всего мероприятия. Вы можете увидеть установки приложений на iOS и Android, просмотры веб-страниц, изображений и видео, наиболее посещаемые страницы, основные сессии повестки дня и многое другое. Вы всегда можете вернуться на главную страницу приборной панели и изучить другие плитки. Вы можете разработать и напечатать бейджи мероприятия, создать страницу товаров для продажи продукции, связанной с вашим мероприятием, или создать «пакет пребывания и отслеживания», чтобы поделиться информацией о жилье для участников, которые путешествуют. Цена Explara: Бесплатная 14-дневная пробная версия; 1,99% + $0,49 за билет только для функции регистрации; $99 за 100 регистраций для доступа ко всем функциям Pro.

Splash (Web) — лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями для настройки общения с посетителями

Любое запоминающееся мероприятие производит хорошее впечатление с самого начала. Splash поможет вам создать индивидуальную целевую страницу для вашего мероприятия, а в бэкенде вы найдете все необходимое для более глубокого изучения списка гостей. Вы можете пометить посетителей на основе данных, собранных на этапе регистрации, и их цифровых действий в день мероприятия или добавить свои собственные метки в любой момент. Вы можете отправлять разовые маркетинговые электронные письма или автоматизировать индивидуальные и персонализированные приглашения на мероприятия, напоминания, обновления, последующие действия и многое другое. Расширенные возможности сегментации помогут вам разделить аудиторию по интересам и уровню билета одним щелчком мыши, и вы сможете отправлять персонализированный контент в зависимости от того, как ваши посетители используют приложение во время мероприятия. Например, вы можете захотеть отправить электронное письмо всем, кто посетил определенный доклад, и Splash позволяет сделать это с легкостью.

На приборной панели вы можете использовать раздел Hub, чтобы распределить похожие мероприятия по категориям и посмотреть, есть ли совпадения между посетителями или есть ли определенный тип гостей, которые регулярно покупают VIP-билеты или другие дополнительные услуги. Это означает, что вы можете рассылать персонализированные кампании различным типам участников регистрации и оптимизировать свои сообщения для этого сегмента пользователей. Такой уровень сегментации и настройки напоминает традиционный маркетинговый CRM-инструмент, но Splash представляет все свои возможности в интуитивно понятном, легком для освоения интерфейсе. Таким образом, организаторы мероприятий могут использовать возможности цифрового маркетинга без необходимости изучать новые навыки или сложные инструменты. Цена Splash: Бесплатно для небольших мероприятий (до 1 000 приглашений и 50 электронных писем); для более крупных мероприятий цены предоставляются по запросу.

Eventbrite (Web, iOS, Android) — Лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями для связи с Facebook

Eventbrite — один из крупнейших производителей билетов на мероприятия — предлагает все ожидаемые функции: легко создаваемые страницы мероприятий, встроенную обработку платежей и отчетность в режиме реального времени. Но у него есть и кое-что еще в рукаве: надежная интеграция с Facebook, позволяющая рекламировать ваше мероприятие в социальной сети и позволяющая посетителям покупать билеты через кассу Facebook. Есть несколько оговорок: Ваше мероприятие должно проводиться в физическом месте (онлайн-мероприятия не подходят), и у вас должны быть бесплатные и/или платные типы билетов. Кроме того, вы можете публиковать информацию только на странице Facebook, а не в группе Facebook или личном профиле пользователя. Если ваше мероприятие соответствует этим критериям, сначала вам нужно войти в Eventbrite, создать мероприятие и опубликовать его. Затем на вкладке Приглашать и продвигать нажмите Добавить в Facebook. Здесь вы подключаете Eventbrite к своему профилю Facebook, выбираете страницу Facebook, на которой будет проходить мероприятие, и публикуете свое мероприятие непосредственно на этой странице. Если детали мероприятия или билеты меняются, вы просто вносите изменения в Eventbrite и нажимаете кнопку Обновить на Facebook, чтобы автоматически отразить эти изменения. Посетители, просматривающие ваше мероприятие на Facebook, могут нажать кнопку Получить билеты, чтобы приобрести билет через PayPal или кредитную карту и зарегистрироваться на ваше мероприятие. Ваши посетители не несут никаких дополнительных расходов: Ваши бесплатные или платные билеты стоят на Facebook столько же, сколько и на Eventbrite. Цена на Eventbrite: Бесплатно для бесплатных билетов. Начинается с 2% плюс $0,79 за платный билет с планом Essentials.

Bizzabo (Web, iOS, Android) — лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями для решения «все в одном»

Bizzabo — это универсальное решение для создания упорядоченного, брендированного опыта проведения мероприятий для посетителей. От создания веб-сайта для вашего мероприятия до продажи билетов, сбора данных о посетителях и создания отчетов — в Bizzabo есть инструменты для каждого аспекта вашего мероприятия. Редактор веб-сайтов, созданный с помощью программы drag-and-drop, позволяет создать фирменный сайт или встроенные виджеты, которые включают наиболее важные функции вашего мероприятия. Вы можете добавить виджеты для повестки дня, спикеров и экспонентов, в зависимости от того, на какие области вы хотите сделать наибольший акцент. Созданное вами приложение можно затем превратить в специальное приложение для мероприятий, в котором участники смогут создавать индивидуальные расписания и просматривать встроенные сетевые сообщества. Опции списка гостей также довольно умны: Вы можете легко сегментировать участников с помощью тегов для создания интеллектуальных списков докладчиков, посетителей и VIP-персон, а затем использовать функцию маркетинга электронной почты Bizzabo для отправки персонализированных писем каждому сегменту. Наконец, Bizzabo предлагает уникальные инструменты, такие как функция Hot Leads, которая позволяет запускать целевые кампании ремаркетинга для участников, не завершивших процесс регистрации, и функция Ticket Boost, которая помогает участникам распространять информацию в социальных сетях одним щелчком мыши. Цена Bizzabo: От $8,000/год за 1,500 участников и 3 мероприятия.

Social Tables (Web, iOS) — лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями, позволяющее создавать планы помещений и визуальные образы мест проведения мероприятий

Social Tables использует интерактивный контент, чтобы помочь организаторам мероприятий визуализировать место проведения, сотрудничать с участниками и персоналом, хранить и обмениваться документами внутри и вне организации, а также оптимизировать продажи с помощью встроенной функции захвата потенциальных клиентов. Крупные бренды, такие как Marriott, Ritz-Carlton и Forbes, уже используют программное обеспечение для создания точных диаграмм, чтобы оживить мероприятия задолго до открытия дверей. Внутри программы события перечисляются на карточках с кратким обзором важных деталей, таких как дата, время и тип мероприятия. Затем наступает черед создания диаграммы. Вы можете создать свой собственный архитектурный план с нуля, но в большинстве случаев вы, вероятно, начнете с одного из предоставленных шаблонов. Например, если для вашего мероприятия нужна схема в стиле театра, вы можете просто выбрать шаблон театра и настроить его по своему вкусу. После этого вы можете погрузиться в сотни готовых объектов и перетащить их на свой план, чтобы начать создавать визуальные эффекты. Обеденные столы, сцены, проекторы, бары и все остальное — все это можно добавить в большом количестве, а затем отредактировать по отдельности, чтобы отразить такие различия, как VIP-зоны и места для отдыха. Этими планами можно поделиться внутри организации с сотрудниками, чтобы операционная команда знала, что и где должно находиться, или снаружи, скопировав ссылку. Social Tables Цена: Бесплатно для одного пользователя и одного активного мероприятия; $99 в месяц за тарифный план Professional для двух учетных записей пользователей и двух активных мероприятий.

Boomset (Web, iOS, Android) — лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями для автоматизированного управления входом

Каждый организатор мероприятий хочет, чтобы его посетители получили удовольствие от процесса регистрации. Boomset — это многофункциональная платформа для управления мероприятиями, которая настраивает и автоматизирует процесс регистрации посетителей на месте. Посетители могут зарегистрироваться на мероприятие через популярные платформы продажи билетов, и их регистрационные данные сразу же попадают в Boomset. В бэкенде вы можете получить доступ к необработанным данным о посетителях, контролировать точки доступа, определять, кто посещает те или иные сессии, а также использовать другие интуитивно понятные функции. Отличительной особенностью Boomset является область дизайна на приборной панели, где вы можете использовать конструктор «нажми и брось» для создания сертификатов посещаемости и именных бейджей, которые посетители смогут распечатать в киосках в день мероприятия. Посетители также могут отслеживать наличие свободных мест в режиме реального времени на мероприятии, чтобы стратегически выбрать свои сессии, основываясь на наличии мест и посещаемости. Цена Boomset: $350/год за 700 кредитов участников и неограниченное количество мероприятий; $6,000/год за 5,000 кредитов участников, индивидуальную поддержку и многофункциональную отчетность. Цена варьируется в зависимости от требований к программному и аппаратному обеспечению.

Socio (Web, iOS, Android) — лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями для геймификации очного участия посетителей

Многие из самых популярных приложений для управления событиями сосредоточены на организации мероприятия и привлечении участников. Socio делает еще один шаг вперед и предлагает функции геймификации, чтобы обеспечить присутствие и вовлеченность участников после начала мероприятия. После создания мероприятия в Socio у вас есть возможность добавить «функции», которые открывают дополнительные возможности планирования, обмена и вовлечения. Вы можете выбрать одну из 14 функций, таких как создание повестки дня, добавление докладчиков или загрузка документов. Здесь же вы найдете первую функцию геймификации Socio: «Игра события». Она позволяет стимулировать действия участников путем создания задач и начисления баллов за их выполнение. Например, вы можете начислять 100 баллов каждому участнику, который установит связь с 15 другими участниками через приложение, или начислять 25 баллов каждому, кто зарегистрируется и получит бесплатный подарочный пакет.

Вы можете создать столько задач, сколько захотите, и настроить количество баллов для каждой задачи. По мере того как участники будут зарабатывать баллы, они смогут видеть свой рейтинг в реальном времени на доске лидеров. Допустим, вы также хотите, чтобы все участники участвовали в лотерее. Вы можете использовать функцию «Розыгрыш участников» для автоматического создания имени каждого участника и просмотра имен в реальном времени для выбора случайного победителя. Розыгрыш может быть показан на одном или всех экранах по всему залу, так что посетители смогут увидеть свои имена на большом экране. Socio также привносит игривость в очное общение. Посетители, загрузившие приложение Socio, привязывают всю свою информацию, включая электронную почту, номер телефона и аккаунты в социальных сетях, к своему профилю Socio. На мероприятии им достаточно встряхнуть телефон, чтобы найти других участников поблизости. Приложение автоматически отобразит список всех потенциальных собеседников, и участникам достаточно будет нажать кнопку «Добавить», чтобы мгновенно обменяться информацией через приложение. Цена Socio: От $799 до $7,999 за мероприятие в зависимости от количества участников. Для повторяющихся мероприятий возможны индивидуальные расценки.

Event Farm (Web, iOS, Android) — лучшая платформа управления событиями для измерения усилий в офлайне

Мероприятия — это личный опыт, поэтому понимание того, что делают ваши посетители в оффлайне, не менее важно, чем отслеживание их перемещений в онлайне. Event Farm предлагает инновационное решение для планирования и управления мероприятиями, сочетая носимые технологии и программное обеспечение для планирования мероприятий, чтобы объединить онлайн и офлайн миры. Программное обеспечение интегрируется с технологией связи ближнего поля (NFC), которая позволяет двум портативным устройствам соединяться, когда они находятся на близком расстоянии друг от друга. В случае с Event Farm эта технология используется в браслетах, позволяющих посетителям регистрироваться или получать персональные расписания на удаленных планшетах. Идея заключается в том, чтобы вовлечь посетителей в различные мероприятия с использованием технологий и собрать данные с помощью носимых устройств, которые отслеживают передвижение участников по мероприятию. Внутри приборной панели у вас есть доступ к целому ряду различных функций отчетности, включая графические отчеты о регистрации, которые наглядно показывают, сколько участников зарегистрировалось, каков уровень их билетов и в какое время они зарегистрировались. Одним щелчком мыши вы также можете генерировать списки рассылки и отчеты по кампаниям электронной почты, созданным внутри платформы. Цена Event Farm: Цена предоставляется по запросу.

Какое программное обеспечение для управления мероприятиями следует использовать?

Каждая из этих платформ поможет облегчить процесс планирования мероприятий и предоставит вам инструменты, необходимые для проведения и управления успешным мероприятием. Главное — выбрать приложение для управления мероприятиями, которое отвечает вашим конкретным потребностям. Например, если вы проводите местное мероприятие и беспокоитесь о падении продаж билетов, выбирайте программное обеспечение, ориентированное на маркетинг. Если же вы собираете конференцию, на которой все поют и танцуют, и вам необходимо создать план помещения вместе с командой, выберите приложение с возможностью создания цифровых диаграмм. Что бы вы ни выбрали, программное обеспечение для планирования мероприятий абсолютно точно победит подход «сделай сам».

Наш проект поддержало государство в виде гранта на развитие алгоритмов!
This is default text for notification bar

Конкуренты скликивают рекламу?

Подключите защиту бесплатно и проверьте, сколько ботов кликают на вашу контекстную рекламу Яндекс.Директ и оцените потери вашего бюджета. Никаких финансовых обязательств.