Как владелец бизнеса, вы выполняете все административные задачи: выполняете заказы, отвечаете клиентам, занимаетесь маркетингом бизнеса и ведете повседневную деятельность. Есть много причин для того, чтобы заняться предпринимательством, но нехватка времени – не одна из них. Именно поэтому виртуальный помощник должен стать первым “наймом” для владельцев онлайн-бизнеса, который возьмет на себя ежедневные задачи и процессы, связанные с ведением бизнеса, чтобы они могли сосредоточиться на его развитии. Виртуальный помощник (ВП) – это как дополнительная пара рук без накладных расходов, связанных с наймом штатного сотрудника. Если вы испытываете “хорошие проблемы”, которые приходят с ростом бизнеса (например, стресс и увеличение количества утомительных дел в вашем списке), возможно, пришло время нанять виртуального помощника, чтобы вернуть себе несколько часов в вашем дне.
Что такое виртуальный помощник (VA) и как он может помочь?
Виртуальный помощник – это эффективный специалист общего профиля, который работает удаленно для выполнения делегированных ему задач или процессов, таких как ответы на электронные письма, планирование контента в социальных сетях и ввод данных, часто за фиксированную почасовую ставку или предоплату с установленным количеством часов в месяц. VA может работать как цифровой кочевник в любой точке мира, управлять несколькими клиентами и часто компетентен в таких областях, как написание контента, бухгалтерский учет или дизайн.
Для чего вы можете нанять виртуального помощника?
Виртуальные помощники не берут на себя всю функцию вашего бизнеса, а занимаются конкретными процессами или задачами. Например, виртуальный помощник не будет создавать весь ваш веб-сайт, но он может помочь вам управлять частью вашего интернет-магазина. Возможно, они не будут писать и управлять всем вашим контентом, но они могут помочь с исследованиями или обновлением страниц товаров. Вот другие функции, с которыми могут помочь виртуальные помощники:
- Отвечать на электронные письма клиентов, комментарии в социальных сетях и телефонные звонки
- Выполняйте задачи по управлению сообществом, например, модерируйте комментарии к объявлениям на Facebook или отслеживайте возможности вовлечения в Twitter.
- Составление списков для работы с блогерами/инфлюенсерами на основе определенных критериев
- Исследование статистики и примеров для предстоящего контента
- Обработка заказов и возвратов от клиентов (вы можете найти помощников, которые имеют опыт работы с Shopify, или обучить их тому, как следовать процессу)
- Выполнять бухгалтерские обязанности или вводить данные из различных источников в единую электронную таблицу
- Совершать звонки по продажам, получив скрипт и рекомендации по ответам на распространенные вопросы
- Планируйте встречи или назначайте встречи для вас
- Выполнять удаленные личные поручения, например, заказывать цветы или подарки через Интернет (некоторые виртуальные помощники могут совершать покупки от вашего имени).
Когда вам следует нанять виртуального помощника?
Хотя виртуальные помощники не являются постоянными сотрудниками, они предлагают доступный способ получения постоянной помощи в ведении бизнеса без дополнительных расходов, связанных с наймом на полный рабочий день (кроме того, их услуги в качестве подрядчика часто вычитаются из налогов).
Вы можете рассмотреть возможность найма виртуального помощника, если:
- Вы больше работаете в своем бизнесе, чем над ним, потому что перегружены административными задачами и считаете, что любой организованный и способный человек может сделать это не хуже, чем за компьютером.
- Вы готовы тратить от $100 до $3,000+ в месяц, чтобы выкупить свое время, в зависимости от часов, часового пояса и навыков, которые вам нужны для надежного выделенного VA.
- Вы уже знаете, какие именно повторяющиеся задачи и процессы вы хотите передать на аутсорсинг, например, обслуживание клиентов (например, вы интроверт) или ведение бухгалтерии.
- Ваши самые слабые места – это организация и администрирование. VA, по профессии организованные и эффективные, могут стать “партнером по отчетности” для многих индивидуальных предпринимателей, чьи сильные стороны лежат в других областях.
- Вы чувствуете себя подавленным ростом своего бизнеса, являетесь занятым родителем или работаете с 9 до 5 и строите свой бизнес на стороне.
Поскольку виртуальный помощник является подрядчиком, а не штатным сотрудником, вы сами решаете, на какой срок вы хотите его нанять. Недооцененным преимуществом найма виртуального помощника является возможность делегирования некоторых поручений, не связанных с бизнесом. Вы можете нанять помощника, когда в вашей работе и личной жизни наступает особенно напряженный период. Вот некоторые задачи, которые вы можете делегировать:
- Сравнительные покупки мебели для обустройства нового жилья
- Создайте подробную таблицу для работы с агентами влияния, включая ручки Instagram, контактную информацию, размер аудитории и показатели вовлеченности.
- Провести исследование для викторины о личности и изложить его в одном документе
Виртуальный помощник может выполнять необходимую работу, которая вам не нравится, и освободить пространство (и время), чтобы вы могли заняться работой, которая вам нравится (т.е. бизнес-стратегией).
Когда не стоит нанимать виртуального помощника?
Привлечение виртуального помощника не означает, что кто-то придет и возьмет на себя управление вашим бизнесом, чтобы вы могли наслаждаться четырехчасовой рабочей неделей на пляже. Прежде чем нанимать виртуального помощника, поймите, какие шаги необходимы для выполнения задачи или процесса, который вы хотите передать на аутсорсинг. Вы доверяете им представлять ваш бренд, общаться с клиентами, возможно, даже осуществлять платежи от вашего имени, поэтому вы должны быть в состоянии научить их этому. Работа виртуального помощника заключается не в том, чтобы создавать системы для вас, а в том, чтобы выполнять работу в рамках тех систем, которые вы создали для них.
Не нанимайте виртуального помощника, если:
- Вы не подготовили четких указаний, ограждений и пошаговых инструкций. В противном случае виртуальный помощник может в конечном итоге стоить вам больше времени, чем сэкономить, потому что вам придется контролировать его работу.
- Вам нужна специализированная проактивная поддержка. Один виртуальный консультант может работать в различных контекстах, но не обязательно иметь глубокий опыт в вашем. Если вы ищете именно это, подумайте о найме специализированного внештатного сотрудника. (Например, Shopify Experts – это фрилансеры и агентства, которые знают экосистему Shopify вдоль и поперек).
- У вас нет времени на обучение и обратную связь. Отличные помощники со временем будут нуждаться в меньшем контроле. Но независимо от того, сколько у них опыта, они начинают новую работу и нуждаются в обучении.
- Вы перешли на аутсорсинг, не подумав сначала об автоматизации. Как правило, если процесс, который вы хотите передать на аутсорсинг, можно выразить словами “Если произойдет это конкретное событие, то выполните это конкретное действие”, то, вероятно, экономически эффективнее автоматизировать его с помощью Shopify Apps, Zapier или других встроенных программных средств автоматизации и интеграции.
Автоматизируйте перед передачей на аутсорсинг с помощью Shopify Flow. Shopify Flow позволяет устранить повторяющиеся задачи, автоматизируя определенные процессы в вашем магазине Shopify. Вы можете выбрать триггер в Shopify или совместимом приложении, выбрать переменную для проверки (например, определенное число или метку), а затем выполнить действие при выполнении условий.
Shopify Flow доступен в тарифных планах Shopify Advanced и Shopify Plus и может:
- Уведомляйте поставщика или конкретного сотрудника о низком уровне запасов
- Отправьте рукописную благодарственную записку клиентам, размещающим второй заказ
- Добавьте информацию о заказе в таблицу Google Sheet или доску Asana
- Создание логики ветвления для выполнения различных рабочих процессов в зависимости от сценария
Сколько стоит виртуальный помощник?
Цены на услуги виртуальных помощников могут варьироваться от $5 до более чем $50 в час, причем виртуальные помощники из США и специализированные виртуальные помощники стоят дороже, чем зарубежные и административные. Многие берут почасовую оплату. Некоторые берут ежемесячный аванс в размере от 500 до 4 000 долларов или больше за определенное количество часов. Существуют также услуги виртуальных помощников, которые берут плату за каждую задачу или проект – такие услуги могут стоить всего 20 долларов в месяц. Почасовая оплата обычно является лучшим вариантом для начала в большинстве случаев, особенно для ежедневных задач, так что вы сможете контролировать свои счета, чтобы убедиться в постоянстве почасовой оплаты. Если вы занятой и состоявшийся предприниматель, который готов платить более высокую ставку, вы также можете нанять исполнительного помощника, который будет действовать как ваша правая рука и поддерживать ваш бизнес, а также решать широкий спектр деловых и личных задач от вашего имени.
Платформа, которую вы используете для найма виртуального помощника, также повлияет на количество времени, которое вы потратите на управление этими отношениями, что также следует учитывать наряду с ценой.
Некоторые платформы предлагают:
- Встроенные контракты и соглашения о неразглашении (NDA)
- Порталы, позволяющие вашему ветерану совершать покупки за вас
- Безопасный вход в систему и обмен файлами
- Функции отслеживания времени и отчетности
- Сессии по стратегии делегирования, которые помогут вам интегрировать виртуального помощника в свой бизнес
Где нанять лучшего виртуального помощника
Хотя вы можете нанять виртуального помощника традиционным способом через доски объявлений, нет недостатка в виртуальных помощниках, агентствах, технологических услугах и независимых подрядчиках, которые помогут вам найти кого-то в зависимости от вашей цены и потребностей. Вот несколько мест, с которых можно начать поиск виртуального помощника.
Рынки фриланса
Рынки фриланса являются хорошей отправной точкой для поиска специализированного виртуального помощника, если у вас есть конкретные потребности и вы не против потратить дополнительное время на его подготовку. Upwork, Guru и Fiverr – популярные биржи фриланса для найма виртуального помощника, и если вы идете по этому пути, вы можете определить приоритеты вашей отрасли или указать основные навыки в процессе поиска. Многие рынки фриланса включают:
- Система оценки для обеспечения качества и прозрачности
- Функция чата для обмена файлами и обратной связи
- Простое выставление счетов и глобальные платежи
- Соглашение о неразглашении, включенное в условия предоставления услуг
- Оплата через службу условного депонирования, так что вы платите только за выполненную работу
Цена: от $3 до $90 (или больше) в час.
Охватываемые задачи: Что бы вам ни требовалось сделать, вы можете поискать на рынке независимых виртуальных помощников, специализирующихся на вашей нише и потребностях.
Лучший вариант для: Предприниматели, у которых есть время на собеседование, проверку и ручную работу с виртуальным помощником.
Time etc
Time etc предоставляет компаниям и занятым профессионалам виртуального помощника из США, имеющего опыт во многих аспектах ведения бизнеса. Компания предлагает бесплатную пробную версию и гарантию возврата денег, так что это вариант с минимальным риском для тестирования того, что может сделать нанятый виртуальный помощник для вашего бизнеса.
Цена: От $310 в месяц за 10 часов в месяц.
Охватываемые задачи: Виртуальные помощники Time etc могут взять на себя управление электронной почтой, обновление веб-сайта, ввод данных, управление социальными сетями, планирование встреч, написание контента, отправку счетов и расходов, а также личные задачи.
Лучший вариант для: Предприниматели, которым нужна управляемая услуга и предсказуемые цены для доступного виртуального помощника из США, который доступен в течение рабочей недели.
Wing
Wing – это “продуктивизированная” услуга виртуального помощника. Сервис использует технологию, чтобы сделать опыт лучше для вас как пользователя с помощью таких функций, как построение рабочего процесса, совместное использование логина и доска управления проектами. Вы можете добавлять задачи в очередь или строить рабочие процессы, которые хотите передать, а также общаться со своим виртуальным помощником через его платформу, телефон, Slack или текст.
Цена: От $600 в месяц за 80 часов в месяц.
Охватываемые задачи: Виртуальный помощник Wing будет управлять электронной почтой, обновлять веб-сайт, вводить данные и управлять социальными сетями, а также отправлять счета и расходы.
Лучший вариант для: Предпринимателям, которые хотят получить управляемую услугу и предсказуемые цены на доступных помощников по продажам, базирующихся в США.
Fancy Hands
Fancy Hands – это недорогая услуга делегирования задач виртуальным помощникам из США. В базовых планах вы не получаете выделенного виртуального помощника, а вместо этого получаете определенное количество “запросов”, которые эквивалентны 20 минутам работы, каждый с возможностью переноса неиспользованных запросов. Вы также можете сделать запрос на выделенного виртуального помощника за более высокую плату. Fancy Hands – одна из самых недорогих услуг виртуального помощника, которая включает такие функции, как возможность для виртуальных помощников совершать платежи или телефонные звонки от вашего имени.
Цена: От $17,99 в месяц за пять запросов (которые переходят из месяца в месяц).
Выполняемые задачи: Помощник Fancy Hands может назначать встречи, согласовывать телефонные счета, изучать темы, вводить данные и выполнять другие разовые задачи (для передачи процессов требуется специальный помощник).
Лучше всего подходит для: Делегирование личных задач и выполнение поручений.
Как нанять своего первого виртуального помощника
Не все виртуальные помощники одинаковы. Как и любому другому сотруднику, вам нужно будет проверить их, и это начнется с описания ваших потребностей в описании вакансии. Но прежде чем написать его, убедитесь, что вы подготовили необходимые ресурсы для введения в должность.
Документируйте свой процесс, прежде чем передавать его на аутсорсинг
Работа с помощником – это не просто объяснение по телефону того, что вы хотите, и надежда на то, что он все сделает правильно. Вы сможете избежать ошибок и обеспечить выполнение работы так, как вы хотите, если задокументируете весь процесс и создадите руководство, которому они должны следовать. Если речь идет об элементарной рутине, такой как управление аспектами работы вашего магазина, существует множество эффективных методов документирования этого процесса:
- Используйте Loom для записи своего экрана и каждого нажатия, которое вы делаете во время самостоятельной работы.
- Визуализируйте свой рабочий процесс в Miro, включая то, что нужно сделать или сказать в различных сценариях разветвления.
- Создайте небольшой центр ресурсов или контрольный список в Notion или Google Drive.
Это не только облегчит процесс внедрения в ваши процессы, но и заставит вас продумать каждый шаг, который вам нужно будет донести до своего виртуального помощника. Для обслуживания клиентов, управления социальными сетями и других задач, где ваш виртуальный помощник будет напрямую общаться с клиентами, партнерами или поставщиками, просмотрите свои прошлые ответы и создайте сценарии или “консервированные ответы” для каждого сценария. Рассмотрите такие случаи, как, например, когда клиент спрашивает о состоянии заказа или хочет вернуть деньги.
Помните: ваша цель при аутсорсинге – создать меньше работы для себя, а не больше.
Николь Мартинс Феррейра, серийный предприниматель, управляющая несколькими магазинами Shopify и работающая с виртуальными помощниками, говорит: “Обучение должно выходить за рамки простого документа, который вы создаете, с указаниями, которым нужно следовать. Чаще всего виртуальным помощникам нужен весь контекст, который вы можете предоставить, чтобы они могли успешно работать при минимальном надзоре, чтобы они могли предоставлять услуги вашим клиентам, которые приведут к положительному опыту общения с вашим брендом”.
Напишите описание вакансии, чтобы привлечь подходящего виртуального помощника
Для того чтобы найти подходящего виртуального помощника, вам необходимо составить описание вакансии, которое сможет привлечь человека с необходимыми вам навыками и качествами. Это фильтр для поиска нужного человека, и это полезное упражнение для того, чтобы зафиксировать ваши потребности на бумаге. Обязательно укажите:
- Масштаб вашего бизнеса (например, сколько продаж/заявок на поддержку вы обычно получаете)
- Прошлый опыт, который сделает их успешными
- Требования к языку (например, “Отличный разговорный/письменный английский”, если они будут общаться с клиентами в США)
- Конкретный список задач, которые они будут выполнять для вас
- Необходимые и желательные навыки
- Ресурсы, которые вы предоставите (например, сценарии обслуживания клиентов)
- Релевантные ключевые слова, которые могут искать потенциальные наниматели, например, “управление социальными сетями”.
Важно учитывать инструменты и платформы, которые вы используете в процессе работы, поскольку гораздо проще найти виртуального помощника с опытом использования определенных приложений (например, Zendesk, Hootsuite, Facebook), чем обучать кого-то с нуля. Вы можете использовать приведенный ниже образец описания работы виртуального помощника и адаптировать его для своих целей.
Нанять и принять на работу своего виртуального помощника
Хотя вы можете разместить свою вакансию виртуального помощника на традиционной доске объявлений, форуме или в социальной сети, подумайте о преимуществах использования платформы, разработанной специально для найма таких подрядчиков. Вместо этого начните поиск с вышеупомянутых рынков фриланса и поставщиков услуг виртуальных помощников. Проведите собеседование с потенциальными сотрудниками через Zoom или Google Hangouts, особенно если вы нашли их на рынке. Ищите рекомендации от прошлых клиентов и другие признаки, свидетельствующие о работе виртуального помощника в прошлом. Вводите виртуального помощника в свой бизнес, чтобы вы могли понять, в чем он преуспел, а он мог понять ваш бизнес. Все может пойти не так, если вы слишком рано доверите виртуальному помощнику слишком многое. “Самая большая ошибка, которую я совершил, работая с виртуальным помощником по поддержке клиентов, заключалась в том, что я доверил ему публиковать контент в наших социальных сетях без согласования”, – говорит Феррейра. В одном случае они разместили оскорбительный мем, который был бы немедленно отклонен, если бы я продолжала контролировать всю их работу”. Хотя вы, возможно, хотите предоставить людям автономию, чтобы вы могли сосредоточиться на других приоритетах, вы должны либо выступать в качестве окончательного утвердителя, либо убедиться, что контекст, который вы даете, выходит за рамки задачи и учитывает такие нюансы, как мышление вашей аудитории и инклюзивность для вашей ниши”.
Защитите свою информацию и счета
После того как вы наняли виртуального помощника, установили каналы связи, обучили и настроили его на успех, вам необходимо предоставить ему ограниченный доступ к вашему магазину, социальным аккаунтам или другим ресурсам, которые он будет использовать для выполнения своей работы. Если вы не пользуетесь услугами виртуального помощника, предназначенными для безопасного обмена логинами, используйте менеджер паролей, например Last Pass; бесплатный план позволяет вам делиться каждым паролем с одним другим пользователем (т.е. вашим помощником). В своем магазине Shopify вы также можете добавить виртуального помощника в качестве учетной записи персонала с определенными разрешениями, основанными на задачах, которые он должен будет выполнять.
Большинство инструментов, которые вы уже используете, скорее всего, предлагают ограниченный доступ для совместной работы с другими пользователями:
- Менеджер страниц Facebook позволяет вам назначить определенные роли, чтобы виртуальные помощники могли курировать и размещать контент.
- Инструменты обслуживания клиентов позволяют добавлять новых пользователей с правом отвечать на запросы в службу поддержки.
- Бизнес-счет PayPal позволяет указать права пользователей, чтобы виртуальные помощники могли совершать платежи без предоставления кредитной карты.
- В Gmail есть функция делегирования электронной почты, поэтому ваш помощник может просматривать и отвечать на письма от вашего имени или под вашим адресом электронной почты.
Поскольку виртуальные помощники работают с несколькими клиентами, иногда с конкурентами в той же нише, разумно заставить их подписать соглашение о неразглашении. Вы же не хотите, чтобы они раскрыли ваши секреты. Многие биржи фриланса и сервисы виртуальных помощников позаботятся об этом, но дважды проверьте, прежде чем передавать своему виртуальному помощнику конфиденциальную информацию.
Следить за их работой и со временем менять их роль
Трудно определить, в каком темпе должен работать ваш виртуальный помощник или какой объем работы он должен выполнять в час. Именно тогда на помощь приходит отслеживание времени. Многие виртуальные помощники имеют системы, которые помогают им отслеживать время и указывать его в счетах-фактурах, но есть и такие инструменты учета времени, как Toggl, которые вы можете изучить. Хотя вы хотите, чтобы ваш виртуальный помощник работал без особого надзора, регулярно проверяйте его, чтобы узнать, есть ли способы упростить процесс или улучшить его рабочие процессы. Вы даже можете обнаружить, что ваш виртуальный помощник находит лучший способ выполнения задачи, чем тот, который вы предписали, или что он настолько хорошо знаком с вашим бизнесом, что начинает предлагать свои предложения, как это делал бы штатный сотрудник. Когда ваш виртуальный помощник освоится со своими задачами, вы можете рассмотреть возможность расширения его роли и передачи на аутсорсинг большего количества процессов или найма дополнительного помощника для управления другими аспектами вашего бизнеса.
Как разделить и подчинить себе свой рабочий день с помощью виртуального помощника (VA)
Если подумать, цель предпринимательства заключается не в том, чтобы владеть бизнесом, а в том, чтобы передать его часть в надежные руки, чтобы ваш бизнес мог работать без вашего полного внимания. Аутсорсинг может показаться неестественным для предпринимателей, которые любят контролировать ситуацию. Но это ключ к достижению баланса между работой и личной жизнью. Сделать это еще сложнее, когда вы все делаете сами. Наняв виртуального помощника, вы сможете сосредоточиться на том, что имеет наибольшее значение – развитии бизнеса, проведении времени с семьей или просто дать себе возможность перевести дух.
