Если вы не будете осторожны, встречи могут захватить всю вашу жизнь. Это не только чувство, что “это можно было сделать по электронной почте” (хотя это тоже неприятно); даже когда вам действительно нужно встретиться с коллегой или потенциальным клиентом, слишком легко потратить драгоценные часы на тонкий танец планирования. Вам подходит понедельник в 10 часов? Нет? А как насчет среды в 2 часа? Вот тут-то и приходят на помощь приложения для планирования встреч. Лучшие инструменты для составления расписания устраняют как можно больше проблем, интегрируясь с вашим календарем, отслеживая вашу доступность и позволяя гостям бронировать время у вас самостоятельно. Если вы ищете альтернативу Doodle, у вас есть целый ряд вариантов. Как писатель-фрилансер, почти все мое профессиональное взаимодействие происходит по телефону или через приложение для видеоконференций, и я провел бесчисленное количество часов, экспериментируя с инструментами, облегчающими управление моим расписанием. Проведя несколько недель за тестированием десятков приложений, я составил список из семи лучших инструментов для планирования встреч.
7 лучших планировщиков совещаний
- Calendly для упрощенного составления расписания
- Calendar для встреч в бесплатном приложении календарь
- SavvyCal для совмещения опроса со стандартным инструментом составления расписания
- SimplyMeet.me – бесплатный планировщик встреч
- Clara для помощника по составлению расписания с искусственным интеллектом
- Motion для универсального приложения для составления расписания и управления проектами
- Sidekick для различных мест проведения встреч
Что отличает отличного планировщика встреч?
Как мы оцениваем и тестируем приложения. Все наши обзоры лучших приложений написаны людьми, которые потратили большую часть своей карьеры на использование, тестирование и написание статей о программном обеспечении. Мы тратим десятки часов на исследование и тестирование приложений, используя каждое приложение так, как оно должно использоваться, и оценивая его по критериям, которые мы установили для данной категории. Нам никогда не платят за размещение в наших статьях информации о каком-либо приложении или за ссылки на какой-либо сайт – мы ценим доверие читателей, которые доверяют нам давать достоверные оценки категориям и приложениям, которые мы рассматриваем. Более подробно о нашем процессе можно прочитать в блоге Zapier, где приводится полный обзор того, как мы отбираем приложения для обзора. В процессе тестирования приложений для планирования встреч я сузил круг своих рекомендаций по некоторым ключевым критериям. Вот взгляд на то, что важно:
- Простота использования. Планировщиком встреч пользуются две группы людей: организатор мероприятия и люди, отвечающие на него. Хороший планировщик встреч должен быть прост в использовании для обеих групп, при этом бонусные очки начисляются, если планировщик накладывается на реальный календарь приглашенного, чтобы показать его свободное расписание, пока они выбирают время для встречи.
- Интеграция с другими приложениями/сервисами. В первую очередь, вам нужно будет подключить планировщик встреч к вашему календарному приложению, поэтому чем больше календарных сервисов поддерживает приложение, тем лучше. Мы также придали особое значение приложениям, которые хорошо интегрируются с программным обеспечением для управления проектами, а также с инструментами автоматизации, такими как Zapier.
- Возможность автоматической настройки видеозвонков. Возможность быстро организовать видеозвонок с людьми сейчас важна как никогда. Многие планировщики встреч могут не только добавлять события в календарь, но и генерировать ссылки для видеочатов через такие распространенные сервисы, как Zoom, Google Meet и Microsoft Teams.
- Напоминания о назначении и последующие действия. Хотя планировщик встреч может интегрироваться с вашим календарем, нет никакой гарантии, что все участники получат напоминание о необходимости явиться вовремя. Хорошие планировщики встреч смогут напомнить каждому о предстоящей встрече, а некоторые даже позволят вам автоматически отправлять последующие электронные письма с кратким содержанием встречи.
- Соотношение цены и качества. Обычно основные функции планировщика встреч предоставляются бесплатно для определенного числа пользователей, но дополнительные функции, такие как напоминания, настройка видеозвонков, автоматизация или даже планирование нескольких встреч, входят в стоимость подписки. Мы взвесили, насколько ценными являются эти инструменты по сравнению со стоимостью их платных планов.
При тестировании этих приложений я зарегистрировался в каждом из них, интегрировал свой календарь и приложения для видеоконференций и настроил страницу(и) бронирования. Затем я запланировал встречу с самим собой, используя другую учетную запись электронной почты, следя за уведомлениями о напоминаниях, простотой использования и любыми другими особенностями, которые выделяли приложение.
Лучший планировщик встреч для упрощенного составления расписания – Calendly
Calendly – это планировщик встреч по умолчанию не просто так. Он надежен, прост в использовании с обеих сторон, а бесплатный тарифный план достаточно надежен, чтобы выполнить работу независимо от вашего технологического стека. Пользователи Calendly могут “установить и забыть”, создав страницу бронирования, на которой приглашенные могут выбрать один из типов встреч, посмотреть ваше наличие и забронировать встречу с вами. Это идеальное приложение для тех, кто получает много запросов на встречи и нуждается в простом, но четком ответе. При регистрации в Calendly вы сначала сообщаете, когда вы свободны, подключив его к своему календарю (Google Calendar, iCal, Microsoft Office 365, Exchange или Outlook). Затем создайте различные варианты встреч для тех типов встреч, которые вы предлагаете, например, “30-минутное телефонное интервью” или “первичная встреча для приема клиента”. В Calendly есть множество деталей, которые можно добавить к каждому типу предлагаемых вами встреч. Вы даже можете создавать формы для приема и, при наличии платного тарифного плана, создавать рабочие процессы для автоматических напоминаний, SMS-сообщений и опросов обратной связи. После настройки типов мероприятий вы можете отправить ссылку людям, которым нужно запланировать встречи с вами, чтобы они могли увидеть, когда вы доступны, и запросить нужные им встречи. Бесплатный план поддерживает один тип встреч, но начиная с плана Premium, вы можете создавать столько типов встреч, сколько вам нужно. Calendly синхронизирует подтвержденные встречи с вашим календарем и предлагает создать событие в календарях ваших приглашенных. Хотя Calendly хорошо подходит для планирования встреч с отдельными людьми или членами команды внутри организации, его пользовательские события и исходящие ссылки делают его идеальным для связи с внешними клиентами, заказчиками и коллегами. Calendly имеет широкие возможности интеграции, включая Salesforce, HubSpot, Zoom, GoToMeeting и Zapier, но для получения всех преимуществ необходимо подписаться на платный тарифный план. Подключив Calendly к Zapier, вы сможете делать такие вещи, как создавать новые встречи Zoom всякий раз, когда запланирована новая встреча, или добавлять новые платформы для встреч в ваш список маркетинга по электронной почте. Вот несколько примеров для начала работы, но вы можете настроить рабочий процесс для использования ваших любимых приложений. Ценообразование Calendly: Бесплатно с ограниченными возможностями; платные тарифные планы от $8/месяц
Лучший бесплатный планировщик встреч, встроенный в приложение-календарь – Calendar
Calendar – это не просто планировщик встреч: это полноценное приложение для ведения календаря. Оно имеет веб-версию и мобильную версию, а весь интерфейс очень напоминает Google Calendar. Оно также предлагает функции планировщика встреч, такие как создание настраиваемых временных интервалов и ссылки на бронирование, которыми можно поделиться. Однако если Google помещает некоторые из своих лучших инструментов планирования встреч за стену, то Calendar предоставляет их бесплатно. В бесплатном плане вы можете создать до двух настраиваемых временных интервалов и подключить приложение к одной из существующих служб календаря. Calendar также позволяет создавать несколько рабочих пространств, что особенно полезно, если вы хотите использовать Calendar для личного и рабочего расписания. В каждом рабочем пространстве вы можете настроить отдельные страницы расписания и временные интервалы, а также установить свою доступность для каждого типа встреч. Хотя я нашел несколько трудоемкой настройку нескольких уровней параметров, я вижу, как широкие возможности настройки Calendar могут быть полезны для больших команд с несколькими типами встреч. Календарь выделяется среди других приложений благодаря обширному разделу статистики. Он отслеживает каждую вашу встречу, выявляя тенденции развития. Помимо очевидных статистических данных, таких как время, проведенное на совещаниях за последний день, неделю, месяц или даже год, он также отслеживает рекорды посещаемости, отмечая, какой процент людей отклонил или пропустил совещание. Он даже подчеркивает, с кем вы чаще всего проводите встречи. Это то, что может быть чрезвычайно полезно при попытке повысить вовлеченность. И все это собрано в аккуратный раздел обзора, привлекательный и информативный. Использование еще одного приложения-календаря может показаться немного избыточным, а навигация приложения показалась мне менее интуитивной, чем, скажем, Calendly. Но если вы хотите глубоко проанализировать свои встречи и получить некоторое планирование встреч, не выкладывая за это деньги, Calendar – это то, что вам нужно. Подключив календарь к Zapier, вы можете заставить его взаимодействовать с остальной частью вашего рабочего технологического стека и делать такие вещи, как получать уведомления из Slack, когда кто-то назначает вам новую встречу, или добавлять каждую встречу в новую строку в Google Sheets. Стоимость календаря: Бесплатно; от $6/месяц для более связанных календарей и планирования временных интервалов.
Лучший планировщик встреч для совмещения опроса со стандартным инструментом планирования – SavvyCal
SavvyCal – это многофункциональное приложение для составления расписания, созданное для удобства совместной работы и поиска оптимального времени для встреч. Хотя бесплатный тарифный план ограничен опросами о встречах, пользователи, готовые заплатить $12 в месяц, могут также воспользоваться индивидуальным и командным планированием. Чтобы начать работу, зарегистрируйтесь в SavvyCal и позвольте мастеру настройки провести вас через процесс подключения ваших любимых календарей и приложений для видеоконференций. После этого у вас появится интуитивно понятная и минималистичная приборная панель, где вы сможете быстро получить доступ ко всем ссылкам планирования и опросам собраний, настроить доступность по умолчанию для всех типов собраний и просмотреть все предстоящие события. Если вы когда-либо использовали Doodle для создания опросов, вы будете чувствовать себя как дома с функцией опросов SavvyCal. Легко создайте новый опрос, назовите его, добавьте любую необходимую информацию и предложите несколько временных интервалов из вашего календаря. Затем отправьте ссылку всем участникам и предложите им проголосовать за удобное для них время встречи. Одна вещь, которую я оценил в SavvyCal по сравнению со многими другими приложениями для опроса собраний, – это возможность автоматического наложения календарей приглашенных на страницу опроса, что позволяет им быстро выбирать из доступных слотов, не беспокоясь о двойном бронировании. Больше не нужно переключаться между опросом и личным календарем. А если вы пользуетесь платным тарифным планом, вы также получите доступ к ссылкам планирования SavvyCal, которые превращают это приложение для опросов в минималистичную смесь Calendly и Doodle. Вы можете легко создавать различные ссылки планирования с индивидуальной продолжительностью и местом проведения встреч, и даже устанавливать уникальные часы доступности для каждого типа встреч. Эти ссылки планирования могут быть многоразовыми (если у вас есть постоянный тип встречи) или одноразовыми, если вам нужно запланировать разовую встречу. Создав ссылку на планирование, вы можете поделиться ею с приглашенными и позволить им забронировать удобное для них время. Подключив SavvyCal к Zapier, вы сможете автоматически обновлять список дел, когда люди назначают вам встречу, отправлять себе сообщение при получении нового запроса на встречу и еще больше автоматизировать рабочие процессы планирования. SavvyCal ценообразование: Бесплатно с ограниченными возможностями, платные тарифные планы от $12/месяц. Если вы ищете более простое приложение для опросов, Doodle – отличная альтернатива. Это популярный выбор не просто так: он прост в использовании, интегрируется с лучшими приложениями для видеоконференций, а бесплатный тарифный план достаточно надежен для обычного пользователя. Пользователи бесплатного тарифного плана имеют доступ к опросам и одной персональной странице бронирования, а тарифный план Pro предоставляет неограниченное количество страниц бронирования и групповых опросов за $6,95 за пользователя в месяц.
Лучший бесплатный планировщик встреч – SimplyMeet.me
SimplyMeet.me (ранее Harmonizely, который недавно был приобретен компанией SimplyBook.me) – это отличный вариант для тех, кто ищет бесплатный, но при этом эффективный планировщик встреч. Этот инструмент позволяет создавать несколько типов встреч и делиться одной ссылкой, по которой гости могут запланировать встречу с вами. Затем приглашенные могут выбрать дату и один из доступных временных интервалов, чтобы забронировать встречу. Да, эта программа похожа на многие другие сервисы, которые я тестировал, но ее отличает то, что у нее один из самых щедрых бесплатных уровней. Бесплатно для одного пользователя и до трех интеграций календаря, с неограниченным количеством типов встреч и интеграций видеовстреч, а также до 500 запланированных встреч в месяц. Одна вещь, которая мне понравилась в SimplyMeet.me, – это возможность детальной настройки при установке каждого типа встречи. Эти опции включают в себя придание встрече секретного характера, добавление вопросов для входа, определение вашей доступности, настройка уведомлений по электронной почте и SMS, прием платежей и установка максимального количества встреч в день. Каждая страница бронирования, которую можно встроить в ваш веб-сайт, выглядит чисто, профессионально и минималистично с точки зрения приглашенного вами человека. В процессе тестирования я также оценил, что на каждой странице бронирования автоматически отображается время в часовом поясе приглашенного, что позволяет избежать неловких недоразумений. Помимо стандартной интеграции с календарями Google, iCal и Microsoft, SimplyMeet.me также может интегрироваться с любым календарем CalDAV (например, Zimbra, FastMail, Nextcloud и Zoho). Вы можете получить еще больше преимуществ от SimplyMeet.me, подключив его к Zapier. С помощью этих интеграций вы можете делать такие вещи, как отправка последующих писем для новых встреч или автоматическое добавление приглашенных в базу данных клиентов. Цены на SimplyMeet.me: Бесплатно для отдельных пользователей; платные тарифные планы для команд начинаются от $9,99 в месяц за пользовательскую лицензию.
Лучший помощник по составлению расписания с искусственным интеллектом – Clara
На дворе 2022 год, и добро пожаловать в мир ИИ-планирования. Если вы ищете более продвинутые технологии, обратите внимание на Клару, вашего дружелюбного робота-помощника по составлению расписания, который будет решать все вопросы, связанные с определением времени встречи. Признаться, я скептически относился к ИИ-планировщику, когда только начинал тестирование. Но процесс использования Клары прост: как только вы создадите учетную запись, интегрируете свой календарь и выберете предпочтительное время встречи, инструмент предоставит адрес электронной почты для вашей “помощницы” Клары. (Вы также можете изменить ее имя в меню настроек, если предпочитаете другое имя или фамилию). Затем все, что вам нужно сделать, – это написать помощнице ИИ-календаря, когда вы захотите назначить встречу. Дальше она сама все сделает. В ходе тестирования я отправил письмо на другой свой электронный ящик и попросил Клару назначить встречу с самим собой. Она отправила письмо моему единомышленнику с указанием времени встречи. Письмо было дружелюбным и профессиональным, и оно вполне могло исходить от реального человека. Через несколько писем мы выбрали время, которое устроило всех, и Clara отправила приглашение в Google Calendar обеим сторонам. Все это заняло менее 24 часов – и мне, как организатору мероприятия, не пришлось делать ничего, кроме отправки первоначального письма, инициирующего встречу. Использование Clara – это все равно что нанять виртуального помощника для организации встреч. Вполне вероятно, что обычным пользователям не придется часто заходить на платформу; вы можете делать все необходимое по электронной почте, и вы увидите свое предстоящее расписание в любом календаре, который вы связали с Clara. Но если вы все-таки войдете в платформу, на вашей приборной панели будет отображаться список предложенных и запланированных встреч. Главный недостаток Clara – это цена. Бесплатного плана нет, а самый дешевый платный план стоит 99 долларов за пользователя в месяц. Но если вам нужен ассистент календаря с искусственным интеллектом, который поможет вам управлять своим расписанием, но у вас нет бюджета, чтобы нанять человека, Clara может стать для вас правильным выбором. Стоимость Clara: $99 за пользователя в месяц для тарифного плана Personal. Если вы ищете более доступного помощника с искусственным интеллектом, я бы рекомендовал CalendarHero (ранее Zoom.ai). По сути, это гибрид ИИ и стандартного инструмента планирования. Платформа очень интуитивно понятна и поставляется с большим количеством полезных интеграций. Вы можете создавать и обмениваться стандартными ссылками на встречи, которые пользователи привыкли ожидать от планировщиков встреч, но также есть возможность попросить вашего помощника по встречам (“Аву”) отправлять приглашения за вас. Однако имейте в виду, что язык электронной почты ИИ-помощника CalendarHero гораздо более роботизированный, чем у Клары.
Лучшее универсальное приложение для составления расписания и управления проектами – Motion
Если вы похожи на меня, вы можете свести себя с ума, пытаясь оптимизировать свое расписание и процесс управления задачами. Motion – это отличное решение для бесконечной борьбы за расстановку приоритетов, составление расписания и автоматизацию рабочего процесса. Это универсальный менеджер проектов и календарь со встроенным инструментом планирования всех ваших встреч. Уникальность Motion заключается в том, что он использует искусственный интеллект для организации вашего расписания. Начните с создания учетной записи и укажите Motion предпочтительное время работы на каждый день. Затем, при добавлении новой задачи или проекта, просто укажите уровень ее приоритета, срок выполнения и время, которое вы ожидаете от нее, а также то, можно ли разбить задачу на части. После этого искусственный интеллект позаботится о вашем расписании за вас. Он разбивает ваш список задач на управляемые сегменты на каждый день, учитывая приоритет каждой задачи и приближающийся срок ее выполнения. А функциональность календаря Motion постоянно реорганизуется в соответствии с новыми дополнениями к вашему расписанию. Неожиданная встреча в понедельник выбивает вас из графика? Не беспокойтесь: Motion просто перестроит ваши задачи по ходу дела. Но, конечно, мы здесь говорим о планировщиках встреч, поэтому давайте рассмотрим Motion. Я обнаружил, что планировщик встреч в Motion очень напоминает такие инструменты, как Calendly. На вкладке “Планировщик” вы можете настроить ссылку бронирования, выбрав время, когда гости могут бронировать встречи, выбрать буферное время и добавить несколько вариантов продолжительности, из которых гости могут выбирать. Вы также можете выбрать средство видеоконференции по умолчанию или пользовательское местоположение, включить и персонализировать напоминания по электронной почте, а также настроить ссылку для бронирования. Одна уникальная особенность, которую я оценил в инструменте планирования Motion, заключается в том, что вы можете использовать его как стандартный планировщик встреч, где вы делитесь ссылкой на бронирование с гостями и позволяете им выбрать подходящее для них время, или вы можете вручную выбрать несколько временных интервалов из своего календаря. Motion затем создаст сообщение (“Может ли любое из этих временных окон подойти…?”), которое вы можете скопировать и вставить в свое письмо. Получатель может предложить одно из этих временных интервалов, или же он может нажать на включенную ссылку бронирования, чтобы выбрать другое время, которое ему больше подходит. Эта уникальная возможность сэкономит вам немного времени, если вы хотите пойти более “ручным” путем, не составляя каждый раз новое письмо. Хотя Motion произвел на меня большое впечатление, у него есть несколько недостатков. Она ограничивает интеграцию календаря календарями Google и Microsoft, поэтому если вы используете более необычные календарные инструменты, Motion, вероятно, не для вас. Платформа предоставляет быстрые видеоинструкции на каждом этапе процесса настройки, но огромное количество опций все же может привести к перегрузке в настройке для некоторых менее продвинутых пользователей. Стоимость Motion: 19 долларов США в месяц при ежегодном выставлении счета
Лучший планировщик встреч для различных типов совещаний – Sidekick
Если вы часто проводите личные встречи, Sidekick – отличный выбор. Это бесплатное приложение для составления календаря и расписания, позволяющее сохранять различные типы ваших любимых встреч. Вы можете не только интегрироваться с наиболее используемыми инструментами видеоконференций, такими как Zoom, Teams и Google Meet, но и сохранять любимые места проведения встреч. Любите общаться в местном Starbucks? Хотите проводить собеседования в своем офисе? Сохраните их на вкладке “Мои места”, а затем создайте уникальную страницу планирования с автоматической привязкой к этому месту. Гости могут забронировать у вас встречу и мгновенно получить адрес этого места. Больше не нужно искать, где встретиться. Помимо множества мест для проведения встреч, Sidekick также надежен и прост в использовании. У него очень минималистичный и интуитивно понятный макет приборной панели, и вы можете легко установить свои предпочтения по доступности и продолжительности встреч по умолчанию для всех типов встреч. А для платных пользователей Sidekick также предоставляет функцию “Переслать в расписание”, которая представляет собой AI-планировщик встреч, подобный Clara и CalendarHero. Если вы получаете электронное письмо от кого-то с просьбой о встрече, вы можете просто переслать его в Sidekick. Затем приложение позаботится о том, чтобы отправить письмо просителю, запросить дополнительную информацию (если необходимо) и выбрать время, которое подходит вам обоим. ИИ-помощник планирования в Sidekick не так сложен, как в Clara или CalendarHero – получатель может легко понять, что он взаимодействует с автоматическим сообщением, но, тем не менее, это удобная функция. Цены на Sidekick: Бесплатно для 3 страниц планирования; $15/месяц для неограниченного количества страниц планирования, расширенной аналитики и доступа к функции Forward to Schedule.
Сделайте совещания лучше
Правильный планировщик встреч поможет вам быстро и эффективно вносить встречи в свой календарь. Вы можете поддерживать производительность, автоматизируя рабочие процессы планирования и даже автоматизируя элементы действий на собраниях. Таким образом, не только составление расписания, но и весь последующий процесс будет проходить без проблем.
