7 лучших приложений для отслеживания расходов для более разумных деловых поездок

7 лучших приложений для отслеживания расходов для более разумных деловых поездок

Отчеты о расходах — это не весело. Вручную просматривать бумажные квитанции и вводить каждую транзакцию за прошедший месяц — это стресс, еще одна вещь, на которую в конце месяца у вас не останется времени. Это не обязательно должно быть так сложно. Вы можете фотографировать квитанции на телефон или использовать приложение для отчетности о расходах, чтобы быстро регистрировать расходы и отправлять их в финансовый отдел для автоматического рассмотрения, утверждения и возмещения. Это может быть даже проще — лучшие приложения могут сами автоматически находить деловые расходы. Не вводите квитанции из бумажника. Вместо этого, вот семь лучших программ для отчетности о расходах, среди которых есть инструменты для фрилансеров, бизнес-команд и даже для тех, кому нужно отслеживать пройденные километры. Это те инструменты, которые нужны вашему бизнесу, чтобы усовершенствовать процесс отчетности о расходах и дать вашей команде больше времени для выполнения своей работы.

Лучшие приложения для составления отчетов о расходах

Все наши обзоры лучших приложений написаны людьми, которые потратили большую часть своей карьеры на использование, тестирование и написание статей о программном обеспечении. Мы проводим десятки часов, исследуя и тестируя приложения, используя каждое приложение так, как оно должно использоваться, и оценивая его по критериям, которые мы установили для данной категории. Нам никогда не платят за размещение в наших статьях приложений или за ссылки на сайты — мы ценим доверие читателей, которые доверяют нам предлагать достоверные оценки категорий и приложений, которые мы рассматриваем. После многих лет ручного ввода данных о расходах после каждой командировки пришло время найти лучший способ создания и обработки отчетов о расходах. Мы исследовали и протестировали двенадцать приложений для составления отчетов о расходах и сузили список до семи лучших. Критерии, по которым приложения для составления отчетов о расходах попали в семерку лучших, включают:

  • Имеют интуитивно понятный интерфейс как для сотрудников на местах, так и для финансистов
  • Сделать заполнение и утверждение отчетов о расходах действительно проще для сотрудников и финансовых работников
  • Иметь отличительную особенность, которая выделяет приложение на фоне конкурентов

Каждое из этих приложений помогает отслеживать расходы, обладая многими одинаковыми функциями, такими как импорт расходов и отслеживание пробега. Кроме того, у каждого из них есть свои особенности: инструменты для использования GPS для отслеживания пробега, сканирование квитанций с телефона и многое другое. Вот приложения, которые попали в список:

ПриложениеЛучшее для:Бесплатно для:Цена
ExpensifyАвтоматизированное отслеживание расходов на популярные бизнес-услуги$5/мо./пользователь
Zoho ExpenseАвтоматизированная отчетность о расходах с карт компании3 пользователя/100 квитанций$15/мес. для 10 пользователей
XpenditureИнформация о расходах компании$4.27/мо./пользователь
MileIQОтслеживание пробега40 поездок/месяц.$5.99/мо./пользователь
AbacusАвтоматизированные рабочие процессы утверждения$9/мо./пользователь
ShoeboxedСканирование квитанций, отправленных по почте15 долларов в месяц.
CertifyПринятие лучших решений о покупке$8/мо./пользователь

Expensify (Web, Android, iOS) — лучший вариант для автоматизированного отслеживания расходов на популярные бизнес-услуги

Expensify делает отчеты о расходах практически самописными. Свяжите свою учетную запись Expensify с распространенными бизнес-услугами, включая Uber, SaneBox, Oracle и другие. Когда совершается покупка, Expensify автоматически регистрирует сумму покупки, прикрепляет чек и отправляет его тому, кто отвечает за утверждение покупок. У Expensify есть и другие интересные функции, включая «Возмещение расходов заявителя». Это позволяет вам создавать временные счета Expensify для соискателей, когда они приезжают в ваш офис на собеседование, или для консультантов, которые работают с вашей командой над коротким проектом. Ваша команда может установить лимиты на суточные расходы, а соискатели получают компенсацию на свой расчетный счет на следующий день. Кроме того, функция Applicant Reimbursement интегрируется с рекрутинговым программным обеспечением Greenhouse, поэтому вы можете отслеживать статус заявления кандидата и его покупки в одном месте. Ваш финансовый отдел будет в восторге от Expensify. Она интегрируется непосредственно с QuickBooks и другим финансовым программным обеспечением, которое уже использует ваша команда, чтобы легко свести баланс в конце каждого месяца. Приборная панель Expensify также великолепна, с легким доступом к покупкам вашей команды в режиме реального времени, чтобы руководство могло одобрить или отклонить расходы одним щелчком мыши.

Expensify Цена: от $5/месяц на пользователя Командный план для базового отслеживания расходов, онлайн возмещения, а также интеграции с QuickBooks и Xero

Zoho Expense (Web, Android, iOS, Windows) — лучше всего подходит для автоматизированной отчетности о расходах с карт компании

У вас есть корпоративная карта? Zoho Expense — это приложение для отслеживания расходов, которое вы должны использовать. Оно напрямую интегрируется с большинством крупных эмитентов корпоративных кредитных карт в США, Канаде и Европе и автоматически регистрирует ежедневные покупки по кредитной карте. Все, что вам нужно сделать, это закодировать расходы и добавить фотографии квитанций с помощью мобильного приложения Zoho Expense или загрузить сканы с компьютера. Если ваш банк не поддерживает эту функцию (или если вы не хотите привязывать свою карту), вы можете вручную загрузить выписки по кредитной карте, и Zoho Expense автоматически разберет каждую транзакцию на отдельные расходы в вашем отчете. Zoho Expense лучше всего работает на мобильных устройствах. Вы можете не только сканировать квитанции, но и отправлять полные отчеты о расходах и отслеживать километры, пройденные за время работы. Вы даже можете отправлять и утверждать отчеты о расходах из iMessage на iOS.

Zoho Expense Цена: Бесплатно для 3 пользователей и 100 сканов квитанций; от $15 в месяц для 10 пользователей, плюс $2 за каждого дополнительного пользователя Стандартный план для неограниченного хранения и сканирования квитанций, а также инструменты рабочего процесса

Xpenditure (Web, Android, iOS) — лучше всего подходит для получения информации о расходах компании

Если вы работодатель, вы хотите знать, куда уходят средства компании, особенно если вы доверяете сотрудникам списывать деньги со счетов компании. Чтобы получить более полное представление о расходах вашей компании, обратите внимание на Xpenditure. Как и следовало ожидать, Xpenditure облегчает сотрудникам учет расходов. Вы можете не только регистрировать расходы в мобильном приложении и на сайте, но и отправлять квитанции в Xpenditure по электронной почте. Это упрощает учет расходов на проживание в гостинице, авиабилеты и покупки на Amazon без необходимости загружать чек вручную — просто перешлите чек из своего почтового ящика. Вы можете разделить покупки сотрудников по категориям, проектам или местоположению офиса, что даст вам полезные данные для планирования будущего бюджета и простой способ отследить, куда уходят деньги компании. Кроме того, вы можете добавить в Xpenditure политику расходов компании, чтобы мгновенно получать уведомления, когда сотрудник представляет расходы, не соответствующие правилам компании.

Xpenditure Цена: от $4,27/месяц за пользователя Единый план (выставляется ежегодно) для правил составления отчетов о расходах

MileIQ (веб, Android, iOS, Windows Phone) — лучший для отслеживания пробега

Каждый, кто водит машину по работе, знает, насколько утомительным может быть учет пройденных километров. Вам приходится проверять одометр автомобиля до и после каждой поездки, подсчитывая, сколько именно миль вы проехали, чтобы забрать копировальную бумагу из магазина канцелярских товаров. Должен же быть более простой способ? Он есть: MileIQ. MileIQ — это программное обеспечение для отчетности о расходах, созданное для людей, которые ездят по работе. Когда вы садитесь в машину, просто откройте мобильное приложение MileIQ и одним касанием начните регистрировать пройденные километры. В конце поездки вы увидите, сколько миль вы имеете право на возмещение. Затем вы можете экспортировать данные о пройденном пути в виде автоматически создаваемого отчета о расходах, чтобы предоставить его своему работодателю в конце месяца. MileIQ предназначен не только для корпоративных пользователей и представителей малого бизнеса. Водители Uber и Lyft, водители доставки и другие независимые подрядчики могут использовать приложение для отслеживания пройденных миль на работе. Это облегчает вычет расходов на бензин и другие расходы, связанные с транспортным средством, в налоговой декларации.

Цена MileIQ: Бесплатно для сорока поездок в месяц; $5.99 в месяц Премиум план для неограниченного количества поездок

Abacus (Web, Android, iOS) — лучше всего подходит для автоматизированных рабочих процессов утверждения

После представления отчетов о расходах в конце каждого месяца финансовый отдел должен просмотреть каждую операцию в каждом отчете о расходах, чтобы убедиться, что они соответствуют политике компании. Это может занимать несколько дней и отнимать ценное время от других нужд компании. Abacus ускоряет этот процесс с помощью рабочих процессов утверждения расходов. На панели администратора приложения вы можете настроить автоматическое утверждение определенных расходов, а для других расходов автоматически требуется ручная проверка. Например, вы можете установить автоматическое утверждение всех авиаперевозок на сумму менее 300 долларов, но при этом все расходы на технику на сумму более 1000 долларов должны быть подписаны финансовым директором перед возмещением. Вы можете добавить столько параметров, сколько захотите, чтобы автоматизировать процесс утверждения расходов и вернуть финансовому отделу его драгоценное время.

Abacus Цена: от $9/месяц за пользователя Стартовый план для базовой отчетности о расходах и автоматизации рабочих процессов

Shoeboxed (Web, Android, iOS) — лучшее средство для сканирования квитанций, отправленных по почте

У вас много бумажных квитанций, которые нужно перевести в цифровой формат? Прежде чем доставать настольный сканер, подумайте о Shoeboxed. Его платформа для отчетности о расходах включает в себя удобную функцию под названием «Волшебный конверт». Shoeboxed будет ежемесячно присылать вам один (или несколько) почтовых конвертов, которые вы можете заполнить квитанциями и опустить в почтовый ящик. Через несколько дней ваши квитанции будут отсканированы, загружены и волшебным образом перенесены в отчеты о расходах Shoeboxed. Magic Envelope также не ограничивается отчетом о расходах. Вы можете использовать Magic Envelope для оцифровки квитанций для отслеживания личных расходов, для отслеживания списания налогов и для управления визитными карточками. Сервис обещает, что все сканы проверяются человеком и принимаются IRS и CRA, поэтому вы можете быть уверены, что в День уплаты налогов не будет никаких сюрпризов. Обратите внимание, что система отчетности о расходах Shoeboxed ориентирована на фрилансеров и малый бизнес. Это связано с тем, что, в отличие от других программ в этом списке, у него нет панели администратора для утверждения и отклонения расходов. Однако он генерирует красивые отчеты о расходах в формате PDF, которые вы можете отправить по электронной почте клиентам или финансовому отделу вашей компании.

Цена: от $15/месяц план Lite за пятьдесят оцифрованных квитанций в месяц

Certify (Web, Android, iOS) — лучший для принятия решений о покупке

Как и большинство других приложений в этом списке, Certify облегчает сотрудникам подачу отчетов о расходах, а вашей финансовой службе — утверждение расходов для возмещения. Однако Certify выделяется тем, что помогает вашей команде совершать более выгодные покупки в командировках с помощью SpendSmart — совета по оценке деловых поездок. После отправки отчета о расходах с помощью Certify приложение спросит ваших сотрудников, не хотят ли они заполнить необязательный опрос о своих поездках за предыдущий месяц. Эти опросы просты, и в них требуется только быстрое выставление оценки и необязательный текстовый отзыв о местах, которые они посетили. Ваши сотрудники могут просмотреть эти данные и использовать их для принятия более обоснованных решений при бронировании поездок и выездных встреч. Для деловых путешественников это более полезно, чем традиционные сервисы отзывов о поездках, такие как TripAdvisor, поскольку отзывы создаются другими деловыми путешественниками, а не туристами. Если ваша компания планирует провести конференцию в отеле в Орландо, скорее всего, вашим сотрудникам не нужно знать, как близко он находится к Диснейленду, им важны быстрый Wi-Fi, бесплатный кофе и просторные конференц-залы.

Certify Цена: от $8/месяц за пользователя Сейчас план для основных функций

Другие приложения для составления отчетов о расходах

Все еще ищете идеальное приложение для составления отчетов о расходах? Вот еще несколько вариантов, которые стоит рассмотреть:

ПриложениеОписаниеЦена
ConcurКорпоративное решение для отчетности по расходам на командировки, Concur имеет собственный портал бронирования поездок для автоматического добавления забронированных поездок в отчеты о расходах, а также мобильное приложение для управления поездками и представления отчетов о расходах на лету.Требуется цитата
BizXpenseBizXpense — это мобильное решение для отчетности о расходах и времени для фрилансеров и консультантов, создающее простые отчеты о расходах, которые можно экспортировать в PDF или CSV-файл, совместимый с QuickBooks.$6.99+
TallieТрадиционно приложения для составления отчетов о расходах требуют, чтобы вы вручную сопоставляли операции по кредитным картам с квитанциями. Но только не в Tallie. Его инструмент Duplicate Identity делает это автоматически для более быстрого и точного отчета о расходах.Требуется цитата
CoupaCoupa — это комплексный пакет услуг по отчетности о расходах с интригующим мобильным приложением. В приложении есть собственный голосовой помощник, который можно использовать для добавления расходов с помощью речи. Пошли пообедать в местное кафе? Просто скажите «Обед в кафе за 7 долларов», и он будет добавлен в ваш отчет о расходах.Требуется цитата

Вот и все: лучшие приложения для отчетов о расходах. Возможно, они не избавят вас от необходимости заполнять отчет о расходах в конце месяца, но они ускоряют процесс отчетности о расходах для сотрудников и процесс утверждения для вашей финансовой команды.

Наш проект поддержало государство в виде гранта на развитие алгоритмов!
This is default text for notification bar

Конкуренты скликивают рекламу?

Подключите защиту бесплатно и проверьте, сколько ботов кликают на вашу контекстную рекламу Яндекс.Директ и оцените потери вашего бюджета. Никаких финансовых обязательств.