Для сбора качественных данных в полевых условиях часто требуются инструменты, которые невозможно найти в таблицах Excel, конструкторах форм и приложениях для проведения опросов. В зависимости от того, для чего будут использоваться данные, сборщикам данных, исследователям, инспекторам и всем остальным участникам процесса может потребоваться сделать снимки и видео с временными метками или точные GPS-координаты, затем заполнить анкету, и все это перед тем, как юридически подписать форму и отправить ее. Отличное программное обеспечение для сбора данных позволяет делать все это и многое другое. Вы не просто заносите ответы в электронную таблицу, независимо от того, находитесь ли вы в поле или работаете в офисе. Мы протестировали все наиболее популярные приложения для сбора данных, которые смогли найти. Вот пять наших фаворитов, которые помогут вашей команде повысить производительность, сократить количество ошибок и увеличить скорость сбора данных. Все они относительно просты в использовании (по крайней мере, в том, что касается приложений для сбора данных), поэтому даже если вы никогда раньше не пользовались подобными приложениями, вам не потребуется много времени, чтобы начать работу.
5 лучших инструментов для сбора данных
- Device Magic для предварительного заполнения данных формы
- Fulcrum для геолокации с пользовательскими картами
- FastField для общей простоты использования
- Jotform для создания форм
- KoBoToolbox – лучшее бесплатное приложение для сбора данных
Что делает отличное приложение для сбора данных?
Как мы оцениваем и тестируем приложения. Все наши обзоры лучших приложений написаны людьми, которые потратили большую часть своей карьеры на использование, тестирование и написание статей о программном обеспечении. Мы тратим десятки часов на исследование и тестирование приложений, используя каждое приложение так, как оно предназначено для использования, и оценивая его по критериям, которые мы установили для данной категории. Нам никогда не платят за размещение в наших статьях информации о каком-либо приложении или за ссылки на какой-либо сайт – мы ценим доверие читателей, которые доверяют нам давать достоверные оценки категориям и приложениям, которые мы рассматриваем. Более подробно о нашем процессе можно прочитать в блоге Zapier, где приводится полная информация о том, как мы отбираем приложения для публикации. Инструменты для сбора данных на местах должны делать несколько вещей:
- Они должны облегчить вашим сотрудникам или исследовательской группе точное отслеживание необходимой информации.
- Они должны работать в автономном режиме, поэтому вы не беспокоитесь о наличии сотовой связи или Wi-Fi в удаленных местах.
- И они должны сделать так, чтобы вы могли использовать данные и видеть, что происходит.
Все это само собой разумеется, и, честно говоря, даже самые худшие из протестированных нами инструментов в основном соответствовали этим критериям – они были просто более неудобными и неприятными в использовании. Что отличает отличный инструмент сбора данных от просто адекватного, так это все дополнительные возможности. Вот что мы искали при тестировании этих приложений для сбора данных:
- Уникальная или выделяющаяся функция, которую приложение выполняет лучше, чем его конкуренты. Некоторые приложения очень хорошо обрабатывают данные о местоположении, в то время как другие имеют невероятно интуитивные конструкторы форм. Для каждого приложения нам нужна была какая-то особая причина, по которой его стоит включить в список.
- Относительная доступность. Некоторые из этих приложений могут быстро стать дорогими, особенно для больших команд. Если два приложения предлагают одинаковые наборы функций, мы отдавали предпочтение приложениям с самой низкой или, по крайней мере, простой для понимания ценой.
- Интеграция со сторонними приложениями, API и другими внешними инструментами. Сбор данных – это хорошо, но необходимо также иметь возможность что-то с ними делать. Чем лучше ваше приложение для сбора данных интегрируется с остальным используемым программным обеспечением, тем проще вам будет понять, что происходит на местах.
- Приятный и интуитивно понятный в использовании. Почти каждый из нас пользовался инструментами, которые выглядят так, будто их разрабатывал комитет, который только что посмотрел короткое видео на YouTube о проблеме, которую нужно было решить. Ужасно, когда приходится бороться с плохо продуманными, ужасно оформленными и просто ужасными пользовательскими интерфейсами. Все эти инструменты не только приятны в использовании, но и позволяют создавать инструменты сбора данных, которыми приятно пользоваться.
Помимо десятилетнего опыта работы в качестве технического писателя и обозревателя приложений, я также имею степень бакалавра психологии и магистра бизнеса и менеджмента, поэтому мне знакомы многие проблемы, связанные со сбором и обобщением качественных данных. Поскольку сбор данных – это такая широкая проблема, которую нужно решить, и приложения, которые ее решают, делают это столь же широкими способами, не существует универсального протокола тестирования для этих приложений. Я подписывался на любой доступный пробный аккаунт и пытался использовать его так, как мне предлагало приложение. Там, где были учебники или примеры данных, я следовал им или изучал их. Для некоторых приложений это означало создание опроса по сбору данных для измерения моего собственного потребления кофе и его качества; для других – создание приложения для отслеживания продаж “от двери до двери” или, по крайней мере, моего варианта такого приложения. Тестирование заняло столько времени, сколько мне потребовалось, чтобы действительно почувствовать и понять основы каждого приложения. Для некоторых, которые не попали в список, процесс регистрации был достаточным, чтобы исключить их. Для других я устанавливал приложение на свой телефон и бродил по своему району. В общей сложности мое тестирование длилось в течение недели. Я также полагался на работу других авторов и исследователей, которые обновляли этот список в течение последних нескольких лет, чтобы помочь оценить качество приложений, которые мы тестировали. Сбор данных не является захватывающей и быстро развивающейся категорией, поэтому если вы читали эту статью в прошлом, вы заметите, что наши подборки относительно последовательны – в этом году одно приложение выпало из списка, а другое было добавлено. А теперь перейдем к лучшему программному обеспечению для сбора данных.
Лучшее приложение для сбора данных для предварительного заполнения формы – Device Magic
Device Magic – одно из лучших приложений для сбора данных для компаний, которым приходится работать с большим количеством различных мест обследования или рабочих площадок. Его “низкокодовый” конструктор форм с перетаскиванием очень прост в использовании, но при этом достаточно мощный, чтобы управлять практически любыми видами инспекций, технического обслуживания, контроля качества, безопасности или другими формами соответствия. Ответы могут быть автоматически отмечены временными или географическими метками, чтобы доказать, когда и где была заполнена форма. Одна из лучших функций Device Magic называется Dispatches. Она позволяет отправлять предварительно заполненные формы людям (или устройствам) на местах. Это не только облегчает руководителям задачу направлять членов команды на место, но и добавляет дополнительный уровень контроля качества данных. Ошибиться при вводе идентификационного номера устройства или кода детали на улице или на заводе гораздо проще, чем сидя в удобном кресле в главном офисе. Device Magic также позволяет легко построить автоматизированные рабочие процессы на основе форм сбора данных. Каждая форма имеет несколько пунктов назначения – например, PDF-файл, отправленный на адрес электронной почты, или электронная таблица, занесенная в базу данных Device Magic. Но вы также можете настроить определенные пункты назначения так, чтобы они срабатывали только при выполнении определенных условий. Например, если деталь машины зарегистрирована как требующая технического обслуживания, электронное письмо может быть отправлено непосредственно руководителю технического обслуживания со всеми необходимыми деталями. Если та же деталь машины зарегистрирована как нуждающаяся в замене, другое письмо может быть отправлено в отдел закупок. И, конечно, если ничего не нужно делать, письмо не отправляется. В качестве дополнительного преимущества Device Magic интегрируется с Zapier, поэтому вы можете использовать практически любое приложение в качестве назначения. Это позволяет вам делать такие вещи, как автоматическая отправка сообщения в Slack вашей команде при получении новой формы или добавление новых строк в Google Sheets на основе данных формы. Цены на Device Magic: Бесплатная 14-дневная пробная версия всех функций; бесплатный план включает неограниченное количество форм и отправлений для одного устройства. Профессиональный план стоит $30 за устройство в месяц при наличии минимум трех устройств. Функция Dispatch и интеграция Zapier доступны только в тарифном плане Enterprise (получите индивидуальное предложение).
Лучшее приложение для сбора данных для геолокации и пользовательских карт – Fulcrum
Fulcrum – это приложение для сбора данных, ориентированное на инспекции, с расширенными возможностями геолокации. Оно построено на базе Google Maps, что позволяет использовать базовые карты улиц, спутников, гибридные карты и карты местности, а также поддерживает пользовательские слои карт в различных форматах, так что вы можете накладывать собственные данные с помощью сервиса Mapbox или из таких источников, как Бюро переписи населения США или USGS. Приложение также автоматически наносит географические метки на фотографии, видео и аудио даже при отсутствии покрытия сотовой связи или Wi-Fi. Среди отраслей, на которые ориентируется Fulcrum, – нефтегазовая, экологическая и коммунальная, поскольку им необходимо собирать геопространственные данные и данные о безопасности в режиме реального времени. Обычно сборщики данных в этих областях просто получают текстовый список GPS-координат, который сложно анализировать и понимать. С помощью Fulcrum они могут накладывать эти GPS-координаты на различные карты, чтобы лучше понять и визуализировать закономерности из своих данных или даже просто решить, какое место им следует посетить в следующий раз. Fulcrum называет свои формы “приложениями”. Вы можете создать свою собственную форму с нуля с помощью интуитивно понятного редактора drag-and-drop или использовать один из шаблонов Fulcrum. В качестве приятного бонуса разработчики бесплатно конвертируют вашу первую бумажную форму или другой шаблон в приложение. Как и все остальные сервисы в этом списке, вы можете использовать приложения Fulcrum для сбора данных практически любого типа, включая аудиоклипы, видео, подписи и отсканированные штрих-коды. Если вам нужно поделиться данными формы, Fulcrum позволяет экспортировать их в различные форматы из веб-приложения, включая Excel, CSV и Shapefile. Вы также можете создавать отчеты в формате PDF из приложения для iOS или Android и передавать их по электронной почте, через SMS, Dropbox или любое другое поддерживаемое приложение на вашем устройстве. Одним из недостатков Fulcrum является то, что из-за своей ориентации на геолокационные данные он в большей степени полагается на свои приложения для iOS и Android для сбора данных. Хотя вы можете импортировать данные в веб-приложение, это не так интуитивно понятно, как в некоторых других приложениях. А поскольку Fulcrum интегрируется с Zapier, вы можете легче действовать с данными формы с помощью ваших любимых приложений, например, создавать новую строку в электронной таблице при создании новой записи Fulcrum или отправлять электронное письмо при изменении статуса записи. Цены на Fulcrum: От $15/месяц за тарифный план Starter, включающий 10 ГБ хранилища.
Лучшее приложение для сбора данных по общей простоте использования – FastField
FastField упрощает весь процесс сбора данных, начиная с разработки и проверки формы и заканчивая множеством вариантов создания и отправки данных. Но это не значит, что это упрощенное приложение – FastField по-прежнему оснащено расширенными функциями. С самого начала регистрации FastField рассказывает обо всем, что вам нужно знать. Есть обучающее видео по созданию вашей первой формы, а также панель справки справа, которая предлагает руководство и ссылки на Центр справки, а также всплывающий чат поддержки. Даже когда вы создаете форму, FastField делает ее простой – каждый элемент имеет маленький значок ? рядом с ним. Наведите на него курсор, и вы получите краткое описание того, что он делает и как работает. (Даже расширенные опции имеют всплывающие подсказки, когда вы наводите на них курсор.) Простота FastField распространяется и на его ценовую модель. Она составляет $20 за пользователя в месяц за все. Хотя вы можете договориться об оптовой или долгосрочной скидке или доплатить, чтобы заменить брендинг FastField на свой собственный, вам никогда не придется беспокоиться о планах, уровнях или других заблокированных функциях. Если вам не нужны специфические функции, которые предлагают другие выбранные нами продукты, то общая простота использования делает FastField отличным вариантом. Вы также можете подключить FastField к другим приложениям с помощью Zapier и предоставленного FastField API-ключа, который я получил от их техподдержки. Таким образом, вы можете делать такие вещи, как добавление новых отправлений форм FastField в карточки Trello или отправка сообщений в канал Slack. Цены на FastField: Бесплатная 14-дневная пробная версия; $20/пользователь/месяц за неограниченное количество форм.
Лучшее приложение для сбора данных о вариантах построения формы – Jotform
Jotform – один из самых гибких вариантов в этом списке. Вы можете использовать его для создания практически любых форм, которые только можно себе представить, как с нуля, так и используя один из более чем 10 000 шаблонов. Его 100+ виджетов позволяют вам делать такие вещи, как вставка обучающих видеороликов YouTube, получение подписей с помощью DocuSign или даже прием платежей с помощью Stripe, PayPal или Apple Pay. В отличие от некоторых других вариантов, Jotform можно использовать для сбора данных, не посылая человека с устройством на место. Вы можете создать опросник удовлетворенности клиентов, форму заказа или любой другой вопрос, который вы хотели бы задать своим клиентам, и администрировать его через веб-браузер. Гибкость Jotform имеет несколько недостатков. Это гораздо больше конструктор форм, чем некоторые из наших других вариантов, что означает, что такие вещи, как автоматическая отметка времени или геолокация, не совсем доступны. Конечно, вы можете увидеть, когда форма была отправлена, или попросить людей ввести свое местоположение, но у вас не будет такой гарантии, что данные будут полностью точными. Аналогично, Jotform предназначен для того, чтобы один человек создавал формы, а затем рассылал их для заполнения. Это означает, что все тарифные планы Jotform, не относящиеся к категории Enterprise, допускают только одного пользователя. Конечно, вы можете создавать формы, а затем отправлять их членам вашей команды для заполнения на месте, но у них не будет доступа к бэкенду (хотя у них все равно есть возможность сотрудничать с вами). Как только вы начнете получать формы, вы сможете автоматизировать ввод данных в другие приложения с помощью интеграции Jotform Zapier. Вот несколько примеров для начала работы. Цены на Jotform: Бесплатно для пяти форм, 100 ежемесячных отправлений форм и 10 отправлений платежей; $29/месяц для плана Bronze, который включает 25 форм, 1 000 ежемесячных отправлений форм и 1 ГБ хранилища.
Лучшее бесплатное приложение для сбора данных – KoBoToolbox
KoBoToolbox – это бесплатное программное обеспечение для сбора данных с открытым исходным кодом. Его разработка поддерживается Гарвардской гуманитарной инициативой и Женской больницей Бригхэма, а также многими организациями ООН, крупными благотворительными и другими НПО. Изначально он был разработан для гуманитарных организаций, исследователей и сотрудников гуманитарных организаций, работающих в полевых условиях для сбора данных, но любой желающий может использовать его в довольно широких пределах. (Вы также можете запустить KoBoToolbox на своем собственном сервере без каких-либо ограничений). KoBoToolbox имеет почти все те же функции сбора данных, что и наши платные варианты. Конструктор форм прост в использовании, и вы можете собирать данные с помощью приложения для Android или любого браузера – он использует другой проект с открытым исходным кодом под названием Enketo для обеспечения работы форм в браузере без подключения к сети. Затем вы можете делать с собранными данными все, что захотите: создавать сводные отчеты, визуализировать их на карте или экспортировать, чтобы использовать их в других приложениях. Есть даже API, если вы хотите автоматически передавать данные в другие сервисы. Где KoBoToolbox не справляется, так это с общими вопросами качества жизни. Хотя Enketo работает хорошо, отсутствие специального приложения для iOS может стать для некоторых решающим фактором. Аналогично, веб-приложению не хватает немного полировки, нет простой интеграции с другими сервисами, и нет поддержки клиентов, если вы застряли. Если вы более технически подкованы (или имеете бюджет), эти недостатки легко устранить или проигнорировать, но если вам нужно что-то, что впишется в существующие рабочие процессы и будет иметь поддержку клиентов, один из наших других вариантов подойдет лучше. Цены на KoBoToolbox: Бесплатно для 10 000 заявок и 5 ГБ хранилища данных в месяц; если вы планируете превысить эти лимиты, свяжитесь с KoBoToolbox, чтобы обсудить стоимость, или разместите свой собственный экземпляр.
Независимо от того, проводите ли вы обследование участка или составляете отчеты о соблюдении требований, эти приложения помогут вам собрать необходимую информацию от нужных людей без лишнего стресса. Вам больше не придется беспокоиться о дублировании данных, отслеживании бумажных форм или поиске подключения к Интернету – все ваши данные будут управляться с помощью одного приложения.
