14 лучших инструментов для менеджеров, позволяющих полностью контролировать работу офиса

14 лучших инструментов для менеджеров, позволяющих полностью контролировать работу офиса

Работа менеджера означает, что вы должны быть готовы решать новые задачи почти каждый рабочий день. Кроме того, широкий круг обязанностей делает эту должность очень требовательной и напряженной. Когда вам приходится работать с несколькими проектами, командами, задачами и клиентами, необходимо следить за тем, чтобы дела не пошли наперекосяк и двигались не так, как планировалось. Вашей обязанностью становится предотвращение любой хаотичной ситуации в вашем офисном пространстве. Но как это сделать (не впадая в стресс)? Упорный труд — это, безусловно, то, что поможет вам и вашей команде достичь общих целей и задач, но это не единственное, что имеет значение. Вам необходимо добавить к своим усилиям слой умной работы, чтобы легко справляться с делами и успевать делать больше за меньшее время. Теперь вы, возможно, задаетесь вопросом, как мне работать с умом и не отставать от всех своих управленческих обязанностей? Здесь вам может помочь технология. Я работаю в сфере управления уже довольно долгое время и знаю довольно много инструментов, которые могут изменить вашу жизнь к лучшему, когда вы работаете менеджером. В этой статье я собираюсь перечислить лучшие инструменты, которые помогут вам блистать как менеджеру и установить полный контроль над всем на вашем рабочем месте.

Лучшие инструменты для менеджеров, к которым можно обратиться в любое время

Инструменты, о которых я расскажу здесь, относятся к различным категориям инструментов продуктивности. Вы сами решаете, хотите ли вы использовать один или несколько инструментов вместе. Я советую вам внимательно изучить свои требования, прежде чем выбрать один из инструментов.

Лучшие инструменты для менеджеров

ProofHub — программное обеспечение для управления проектами

 

Вашу рекламу скликивают конкуренты?

Подключите защиту по ссылке и экономьте ваш рекламный бюджет!

ProofHub best tools for manager

Обзор. Первым в этом списке стоит ProofHub — универсальное программное обеспечение для управления проектами и совместной работы команды, которое объединяет все необходимые инструменты для планирования, совместной работы, организации и успешного выполнения проектов. Она обладает невероятно мощными функциями, помогающими менеджерам одновременно вести несколько проектов и команд. С помощью ProofHub вы можете видеть все свои проекты и команды с высоты птичьего полета. Его простой в использовании интерфейс обеспечивает легкое внедрение, так что вы сможете быстро освоиться с его функциями. Одна из лучших особенностей ProofHub заключается в том, что его могут использовать команды любого размера, любой отрасли, любого отдела. Являясь полноценным программным обеспечением для управления проектами, ProofHub объединяет вас и вашу команду в одном месте, где все всегда в курсе хода проекта. Примечательные особенности:

  • Пользовательские роли

Каждая организация работает по иерархии, и при использовании централизованной системы управления проектами важно контролировать, кто и к чему может получить доступ. ProofHub позволяет создавать пользовательские роли и определять уровень доступа для каждой роли. В системе также есть три роли по умолчанию, а именно Владелец, Администратор и Обычный, на случай, если вы не хотите создавать собственные роли.

Управление задачами — одна из ключевых обязанностей менеджеров. С ProofHub создание и распределение задач между членами команды не составляет труда. Программа позволяет создавать задачи со сроками, разбивать их на более мелкие подзадачи, добавлять комментарии, прикреплять файлы и отмечать процент выполнения для каждой задачи. Кроме того, вы можете создавать пользовательские рабочие процессы с помощью доски Kanban и оптимизировать свои усилия по управлению задачами.

  • Диаграммы Ганта и временная шкала проекта

С помощью диаграмм Ганта вы можете визуализировать свои проекты в виде временной шкалы. Кроме того, вы можете установить зависимости между задачами, определить критические пути и изменить расписание, просто перетаскивая задачи на диаграмму Ганта. Представление временной шкалы проекта очень удобно, когда вам нужно завершить сложные проекты в срок.

  • Онлайн инструмент для проверки

Проверка файлов и добавление комментариев в качестве обратной связи необходимы для качественной работы вашей команды. Онлайн-инструмент проверки в ProofHub позволяет вам проверять файлы в режиме реального времени и делиться отзывами без лишних усилий. Вы даже можете использовать инструменты разметки, чтобы обеспечить четкую обратную связь и не оставить места для путаницы. Также можно загружать новые версии файлов, что позволяет легко сравнивать файлы и просматривать изменения.

  • Пользовательские отчеты по проектам

Время от времени необходимо следить за ходом проекта, и именно здесь на помощь приходят отчеты по проектам. ProofHub помогает менеджерам держать под контролем свои проекты и ресурсы благодаря подробным отчетам по проектам. Вы даже можете настроить параметры отчетов в соответствии со своими предпочтениями и планировать проекты и ресурсы более эффективно. Кроме того, диаграммы выгорания позволят вам сравнить выполненную работу с общим объемом работ, что может оказаться очень полезным.

  • Таймер и табель учета рабочего времени

Учет времени играет важную роль, когда вы хотите видеть, как члены команды тратят свое время на различные задачи и проекты. ProofHub поставляется с автоматическим таймером, который позволяет записывать время для каждой задачи в рамках проекта. Вы также можете добавлять рабочие часы вручную. Кроме того, в табеле учета рабочего времени хранятся все данные о времени, к которым вы можете легко получить доступ в любое удобное для вас время.

Управление файлами, связанными с проектами, становится сложной задачей, когда файлы разбросаны по разным устройствам и платформам. ProofHub решает эту проблему, предлагая облачное хранилище для загрузки, организации и обмена файлами. Вы можете легко получить доступ к файлам с различных устройств, войдя в свой аккаунт ProofHub. Кроме того, возможность расширенного поиска позволяет сэкономить много времени, когда вам нужно найти определенные файлы и документы среди загруженных. Благодаря интеграции со сторонними приложениями, такими как Google Drive, OneDrive, Box и Dropbox, вы сможете собрать все свои данные в одном централизованном месте.

  • Заметки и блокноты

Переход на ProofHub означает, что вам больше не нужны блокнот и ручка, чтобы записывать важную информацию. Заметки, доступные в программном обеспечении для управления проектами, практичны и просты в использовании. Подписывайте членов команды на заметки и сотрудничайте с ними, даже не вставая из-за стола. Задайте заметкам разные цвета и грамотно распределите их по блокнотам для лучшей организации.

  • Встроенный инструмент чата

Когда вы работаете в группе для достижения общих целей, оставаться на связи друг с другом становится жизненно важным. Чтобы помочь командам оставаться на связи, ProofHub имеет встроенное приложение чата, которое позволяет вам и вашей команде мгновенно общаться друг с другом. Общайтесь один на один с членом команды или начните групповой чат, добавив несколько участников. Интерфейс чата также поддерживает эмодзи, и в нем можно даже обмениваться файлами. 

  • Формы

Управлять рабочими запросами, тикетами и т.д. довольно сложно с помощью электронной почты. Функция форм запросов, встроенная в ProofHub, позволяет вам управлять любыми видами запросов с относительной легкостью. Добавляйте формы запросов для разных проектов и добавляйте метки, чтобы легко их различать. Кроме того, вы можете настроить форму запроса, добавив поля по своему выбору, и получить информацию, необходимую для обработки запроса. 

Сколько нужно заплатить за использование ProofHub? Для новых пользователей доступна бесплатная пробная версия. Для получения информации о наших тарифных планах посетите страницу ценообразования.

Поддерживаемые платформы: Web, Android, iOS

Todoist — приложение для управления задачами

todoist best to do list tool for managers

Обзор. Todoist — это специализированный инструмент управления задачами или приложение, которое вы можете использовать для удобного управления своими задачами. Оно достаточно гибкое, чтобы справляться с разнообразными задачами, связанными со всеми видами проектов. Как менеджер, вы найдете это приложение чрезвычайно полезным для организации задач и делегирования их членам команды. С Todoist вы получаете безопасное и легкодоступное пространство для всех задач, связанных с работой. Вы также получаете четкий обзор всех задач проекта, чтобы быть в курсе того, что уже сделано и что еще не сделано. Примечательные особенности:

  • Создавайте новые задачи мгновенно с помощью функции быстрого добавления
  • Оставлять комментарии к проектам и задачам
  • Визуализация производительности с помощью графиков с цветовой кодировкой
  • Получайте уведомления в режиме реального времени, когда кто-то выполняет задание, публикует комментарии и т.д.
  • Добавление задач по электронной почте

Сколько нужно платить за использование Todoist? Бизнес-план стоит $5/пользователь в месяц.

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS 

Bit.ai — платформа для совместной работы с документами

Bit as tool for manager

Представьте себе совместное использование, сотрудничество и совместную работу в одном центральном месте с вашей командой. Именно это поможет вам сделать Bit! Инструмент для совместной работы на рабочем месте, Bit помогает вам и вашей команде управлять всеми документами и знаниями компании в одном месте, устраняя препятствия для работы и, в свою очередь, делая всех более продуктивными. Bit предоставляет вам и вашим подчиненным платформу для одновременной совместной работы над интеллектуальным документом в режиме реального времени. Просто создайте различные рабочие пространства, добавьте членов вашей команды и начинайте сотрудничать! Этот мощный инструмент поможет вам управлять проектами, распределять задачи, общаться с коллегами, хранить медиа-активы, создавать материалы для клиентов, проводить мозговые штурмы, делиться планами встреч и, самое главное, делиться знаниями. Примечательные особенности:

  • Интерактивные документы с интеграцией мультимедиа
  • Сотрудничайте с коллегами в режиме реального времени
  • Надежный поиск
  • Уведомления в режиме реального времени
  • Встроенная функция отслеживания документов
  • Умные рабочие места

Сколько нужно платить за использование Todoist?

  • Бесплатно для 5 участников.
  • Стандартный тарифный план стоит $8/мес.
  • Стоимость бизнес-плана составляет $15/мес.

Поддерживаемые платформы: Web

Chanty — приложение для командного чата

Chanty as team chat tool for managers

Chanty — это простое приложение для командного чата с искусственным интеллектом, которое поможет вашей команде оставаться на связи. Это отличный инструмент для любой команды, позволяющий сотрудничать и использовать общение в своих интересах. Интерфейс этого приложения интуитивно понятен и делает процесс создания команды беспроблемным. Хотите ли вы эффективно общаться с товарищами по команде с помощью текста, голосовых вызовов или видеозвонков, Chanty поможет вам в этом. Кроме того, приложение чата позволяет отправлять файлы и ссылки людям из вашей команды. Примечательные особенности:

  • Закрепляйте сообщения для быстрого доступа к ним
  • Отправка голосовых сообщений
  • Удобное для разработчиков форматирование позволяет разделять строки кода
  • Организуйте разговоры, сообщения, сохраненные в папке, и общие файлы с помощью Teambook
  • Установите роли, чтобы выбрать, кто может публиковать сообщения и видеть других участников разговора

Сколько вам нужно заплатить за использование Chanty? Бизнес-план стоит $3 за пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Android, iOS

Time Doctor — приложение для отслеживания времени и мониторинга сотрудников

Time doctor as time tracking app for managers

Time Doctor упрощает контроль за работой больших команд и команд, работающих удаленно. Это одно из лучших приложений для того, чтобы оставаться в курсе деятельности отдельных членов команды. Независимо от местонахождения и количества людей в вашей команде, вы всегда будете иметь четкое представление о том, как они проводят свое рабочее время. Time Doctor позволяет отслеживать продуктивное время, затраченное на выполнение задач, а также время, потраченное членами команды впустую. С помощью Time Doctor вы можете получать скриншоты мониторов сотрудников через регулярные промежутки времени, чтобы видеть, чем они занимаются в рабочее время. Примечательные особенности:

  • Отслеживание местоположения сотрудника в режиме реального времени с помощью GPS
  • Поддерживает учет посещаемости
  • Отображение всплывающих предупреждений, когда сотрудники слишком долго сидят без дела или посещают нерабочие веб-сайты
  • Отслеживайте перерывы и потерянное время
  • Генерировать подробные отчеты о времени, чтобы определить области, которые являются слабыми местами в производительности труда

Сколько нужно заплатить за пользование услугами «Тайм-доктора»? Стоимость тарифного плана Standard составляет $9,99 за пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы:  Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS

TryShift — управление электронной почтой

tryshift

Устали переключаться между аккаунтами, входить и выходить? Считайте Shift агрегатором.  Shift предлагает чистое, универсальное приложение для всех ваших рабочих потребностей. Все ваши электронные письма, приложения и рабочие пространства объединены в одном пространстве. Это логичное и красивое решение для лучшего управления всем. Настройте Shift со всеми вашими учетными записями электронной почты, приложениями (1500+) и инструментами для повышения производительности. Примечательные особенности:

  • Унифицированный поиск: Самый быстрый способ найти то, что вы ищете, в любой из ваших учетных записей Mail, Calendar или Drive.
  • Google Apps: Добавьте все свои аккаунты Google, от Gmail, Calendar & Drive до Slides, Sheets, Adwords и всех остальных.
  • Рабочие пространства: Создавайте и совместно используйте рабочие пространства с критически важными вкладками, закладками и приложениями для себя или своей команды.

Google Диск — облачный сервис хранения данных

Google Drive as best document management tool for managers

Облачный сервис хранения данных необходим для управления и доступа ко всем файлам и документам проекта из единого пространства. Google Drive стал предпочтительным выбором менеджеров для хранения и обмена файлами. Будучи облачным хранилищем, вы можете получить доступ к загруженным файлам буквально из любого места с помощью любого устройства. Загружайте фотографии, документы, видео, аудиофайлы, PDF-файлы и т.д. и открывайте их для просмотра на самом Google Диске. Примечательные особенности:

  • Создайте папки для организации загруженных файлов
  • Быстрый доступ к недавним файлам
  • Обменивайтесь папками и файлами непосредственно со своей командой
  • Предоставление доступа к просмотру, редактированию или комментированию совместно используемых элементов

Сколько нужно платить за использование Google Drive? Базовый план G Suite стоит $6/пользователь в месяц с 30 ГБ хранилища Google Drive 

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Android, iOS

Boomerang для Gmail — приложение для управления электронной почтой

scheduling emails tool for managers

Управление всей электронной почтой на Gmail становится удобным и эффективным с приложением Boomerang для Gmail. С помощью этого приложения вы можете контролировать и решать, когда отправлять и получать сообщения электронной почты. Boomerang для Gmail позволяет навести порядок в вашем почтовом ящике, архивируя все сообщения электронной почты, которые вам пока не нужны. Вы можете восстановить эти сообщения в папке входящих сообщений Gmail одним щелчком мыши, когда они вам понадобятся. Примечательные особенности:

  • Получайте напоминания о письмах, на которые не было получено ответа в течение определенного периода времени
  • Пишите идеальные электронные письма с помощью помощника с искусственным интеллектом
  • Легко общаться с людьми, находящимися в разных часовых поясах

Сколько нужно заплатить за использование Boomerang? Стоимость тарифного плана Pro составляет $14,99 за пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы: Web

Salesmate — программное обеспечение CRM для продаж

Salesmate as best crm tools for manager

Salesmate — это передовое программное обеспечение CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), которое поможет вам оптимизировать процесс продаж. Она использует современные методы продаж, чтобы помочь вашему бизнесу привлечь больше потенциальных клиентов, выиграть больше сделок и повысить удовлетворенность клиентов. Это программное обеспечение CRM имеет интуитивно понятный и глубокий вид трубопровода продаж. Вы можете легко отслеживать, фильтровать и видеть прогресс всех ваших сделок. Интерфейс перетаскивания позволяет очень просто переводить сделки с одного этапа на другой.  Примечательные особенности:

  • Трекер активности продаж позволяет отслеживать деятельность вашей команды
  • Оповещения, когда потенциальный клиент открывает ваше электронное письмо
  • Встроенная система виртуального телефона позволяет звонить и отправлять текстовые сообщения контактам   

Сколько нужно заплатить за использование Salesmate? Стоимость тарифного плана Growth составляет $24 за пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы: Web, Android, iOS

Zoom — аудио- и видеоконференции

Zoom video conferencing tool for managers

Zoom — это, пожалуй, самая популярная платформа для видеоконференций в мире. Когда вы хотите наладить бесперебойную голосовую и видеоконференцсвязь со своей командой, вам достаточно перейти на Zoom. И вы сможете легко сотрудничать со своей командой и эффективно координировать свои действия для достижения командных целей. Помимо видеоконференций, Zoom также предлагает интерфейс чата, который позволяет отправлять сообщения и даже обмениваться файлами с коллегами. Кроме того, не нужно быть технически подкованным, чтобы начать видеовстречу с коллегами с помощью этого приложения. Примечательные особенности:

  • Поддержка совместного использования экрана позволяет вашей команде проводить презентации
  • Совершайте голосовые и видеозвонки высокой четкости
  • Приборная панель администратора предоставляет важную информацию, такую как данные, получаемые в режиме реального времени на заседаниях

Сколько нужно заплатить за использование Zoom? Бизнес-план стоит $19,99 за пользователя в месяц

Поддерживаемые платформы: Web, Android

Evernote — приложение для ведения заметок

Evernote - note taking app for managers

Если вы хотите записывать все важное для проекта и сосредоточиться на вещах, которые имеют наибольшее значение, Evernote — отличный выбор. Вы можете использовать это приложение для заметок, чтобы фиксировать идеи и вдохновение в виде текста и голосовых записей. Вы и члены вашей команды можете использовать Evernote для загрузки, доступа, редактирования и обмена заметками с любого устройства. Кроме того, все заметки легко упорядочить, добавляя к ним теги и группируя их в блокноты. Примечательные особенности:

  • Легко организовать все в общем пространстве
  • Простые в установке шаблоны заметок, которые вы также можете настроить в соответствии с вашими требованиями
  • Веб-клиппер позволяет сохранять веб-страницы, статьи и PDF-файлы
  • Аннотирование скриншотов веб-страниц

Сколько нужно платить за использование Evernote? Бизнес-план Evernote стоит $14,99 за пользователя в месяц (минимум 2 пользователя)

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Android, iOS

Teamdeck

Teamdeck

Teamdeck — это облачное программное обеспечение для управления ресурсами проекта, разработанное в Польше. Основными функциями являются планирование ресурсов, управление мощностями и отпусками, а также учет рабочего времени. Это SaaS-решение выбирают компании из творческой и ИТ-индустрии. Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, NTT Data, Stormind Games — они выбрали программное обеспечение polish для управления международными проектами. Примечательные особенности:

  • Функциональные возможности в 1 инструменте: учет рабочего времени и табели учета рабочего времени, график работы, управление отпусками, планирование ресурсов.
  • Время работы и доступность организации по заказу.
  • Возможность назначать пользовательские поля для людей и проектов, т.е. теги названия должности с навыками, технологиями и т.д.
  • Пользовательские отчеты, подобные Excel.
  • В процессе принятия решений по управлению отпусками учитываются отпуска сотрудников.
  • Автоматические банковские праздники для нескольких локализаций

Сколько нужно заплатить за использование Teamdeck? Член команды: $3,60 / в месяц

Поддерживаемые платформы: Web + Mobile

Avoma

Avoma — это помощник по жизненному циклу совещаний на базе искусственного интеллекта, который записывает, расшифровывает и анализирует ваши звонки и совещания, предлагая полезную информацию, тем самым делая ваши удаленные совещания действенными и совместными. Avoma довольно популярна благодаря своим возможностям на всех этапах жизненного цикла совещания, а именно до, во время и после него. Имеется множество вариантов интеграции с другими приложениями, включая все основные CRM, инструменты для проведения конференций и дозвона. Чтобы подчеркнуть организованность Avoma, название является аббревиатурой от «A Very Organized Meeting Assistant», короткой и милой, делающей рабочую жизнь намного более эффективной. Примечательные особенности:

  • Avoma помогает вам ускорить подготовку к совещаниям, предлагая масштабируемые шаблоны повестки дня.
  • Avoma позволяет создавать плейлисты ключевых разговоров, а также помогает собирать информацию и делиться ею между командами в виде фрагментов.
  • Автоматически делает заметки во время встреч и синхронизирует их с CRM.

Сколько нужно заплатить, чтобы пользоваться Avoma?

  • Avoma предлагает бесплатный тарифный план и 14-дневную бесплатную пробную версию
  • Стартовый тарифный план стоит 20 долларов США на пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы: Все браузеры, iOS, Android

TeuxDeux — списки задач

TeuxDeux task list tool for manager

TeuxDeux — это приложение для создания списков дел, с помощью которого вы можете создавать контрольные списки для своих ежедневных задач. Оно имеет простой интерфейс, благодаря которому создание списков дел превращается в детскую игру. Вы можете легко отметить задачи в списке дел, чтобы пометить их как выполненные. Одна из особенностей TeuxDeux, которая покажется вам интересной, заключается в том, что он автоматически переносит все задачи, которые остаются незавершенными на конец дня. Примечательные особенности:

  • Добавляйте ссылки в текст и выделяйте слова жирным шрифтом для лучшей наглядности
  • Создание и добавление повторяющихся задач в список дел
  • Организуйте задачи на неделю или месяцы с помощью встроенного календаря 

Сколько вам нужно заплатить за использование TeuxDeux? Стоимость тарифного плана «Скептик» составляет $3/пользователь в месяц

Поддерживаемые платформы: Web, iOS

Заключение

Как руководитель, вы несете большую ответственность за то, чтобы дела не шли вкривь и вкось, а команды всегда выполняли проекты в срок и в рамках бюджета. Без наличия правильных инструментов и технологий на вашей стороне добиться этого практически невозможно. Список инструментов, который я собрал, содержит несколько удивительных вариантов, которые помогут вам сохранить полный контроль над своими командами, задачами и коммуникациями. Все, что вам нужно сделать сейчас, это выяснить, какие из них лучше всего подходят под ваши требования, и начать их использовать. Итак, вы согласны?

Полное руководство по защите от скликивания вашей рекламы (73 стр.) 2 издание (май 2022).
This is default text for notification bar

Конкуренты скликивают рекламу?

Подключите защиту и посмотрите, сколько ботов кликают на вашу контекстную рекламу Яндекс.Директ и оцените потери вашего бюджета! Если не понравится - мы вернем вам деньги.