Работа менеджера означает, что вы должны быть готовы решать новые задачи почти каждый рабочий день. Кроме того, широкий круг обязанностей делает эту должность очень требовательной и напряженной. Когда вам приходится работать с несколькими проектами, командами, задачами и клиентами, необходимо следить за тем, чтобы дела не пошли наперекосяк и двигались не так, как планировалось. Вашей обязанностью становится предотвращение любой хаотичной ситуации в вашем офисном пространстве. Но как это сделать (не впадая в стресс)? Упорный труд – это, безусловно, то, что поможет вам и вашей команде достичь общих целей и задач, но это не единственное, что имеет значение. Вам необходимо добавить к своим усилиям слой умной работы, чтобы легко справляться с делами и успевать делать больше за меньшее время. Теперь вы, возможно, задаетесь вопросом, как мне работать с умом и не отставать от всех своих управленческих обязанностей? Здесь вам может помочь технология. Я работаю в сфере управления уже довольно долгое время и знаю довольно много инструментов, которые могут изменить вашу жизнь к лучшему, когда вы работаете менеджером. В этой статье я собираюсь перечислить лучшие инструменты, которые помогут вам блистать как менеджеру и установить полный контроль над всем на вашем рабочем месте.
Лучшие инструменты для менеджеров, к которым можно обратиться в любое время
Инструменты, о которых я расскажу здесь, относятся к различным категориям инструментов продуктивности. Вы сами решаете, хотите ли вы использовать один или несколько инструментов вместе. Я советую вам внимательно изучить свои требования, прежде чем выбрать один из инструментов.
Лучшие инструменты для менеджеров
ProofHub – программное обеспечение для управления проектами
Обзор. Первым в этом списке стоит ProofHub – универсальное программное обеспечение для управления проектами и совместной работы команды, которое объединяет все необходимые инструменты для планирования, совместной работы, организации и успешного выполнения проектов. Она обладает невероятно мощными функциями, помогающими менеджерам одновременно вести несколько проектов и команд. С помощью ProofHub вы можете видеть все свои проекты и команды с высоты птичьего полета. Его простой в использовании интерфейс обеспечивает легкое внедрение, так что вы сможете быстро освоиться с его функциями. Одна из лучших особенностей ProofHub заключается в том, что его могут использовать команды любого размера, любой отрасли, любого отдела. Являясь полноценным программным обеспечением для управления проектами, ProofHub объединяет вас и вашу команду в одном месте, где все всегда в курсе хода проекта. Примечательные особенности:
- Пользовательские роли
Каждая организация работает по иерархии, и при использовании централизованной системы управления проектами важно контролировать, кто и к чему может получить доступ. ProofHub позволяет создавать пользовательские роли и определять уровень доступа для каждой роли. В системе также есть три роли по умолчанию, а именно Владелец, Администратор и Обычный, на случай, если вы не хотите создавать собственные роли.
- Гибкое управление задачами
Управление задачами – одна из ключевых обязанностей менеджеров. С ProofHub создание и распределение задач между членами команды не составляет труда. Программа позволяет создавать задачи со сроками, разбивать их на более мелкие подзадачи, добавлять комментарии, прикреплять файлы и отмечать процент выполнения для каждой задачи. Кроме того, вы можете создавать пользовательские рабочие процессы с помощью доски Kanban и оптимизировать свои усилия по управлению задачами.
- Диаграммы Ганта и временная шкала проекта
С помощью диаграмм Ганта вы можете визуализировать свои проекты в виде временной шкалы. Кроме того, вы можете установить зависимости между задачами, определить критические пути и изменить расписание, просто перетаскивая задачи на диаграмму Ганта. Представление временной шкалы проекта очень удобно, когда вам нужно завершить сложные проекты в срок.
- Онлайн инструмент для проверки
Проверка файлов и добавление комментариев в качестве обратной связи необходимы для качественной работы вашей команды. Онлайн-инструмент проверки в ProofHub позволяет вам проверять файлы в режиме реального времени и делиться отзывами без лишних усилий. Вы даже можете использовать инструменты разметки, чтобы обеспечить четкую обратную связь и не оставить места для путаницы. Также можно загружать новые версии файлов, что позволяет легко сравнивать файлы и просматривать изменения.
- Пользовательские отчеты по проектам
Время от времени необходимо следить за ходом проекта, и именно здесь на помощь приходят отчеты по проектам. ProofHub помогает менеджерам держать под контролем свои проекты и ресурсы благодаря подробным отчетам по проектам. Вы даже можете настроить параметры отчетов в соответствии со своими предпочтениями и планировать проекты и ресурсы более эффективно. Кроме того, диаграммы выгорания позволят вам сравнить выполненную работу с общим объемом работ, что может оказаться очень полезным.
- Таймер и табель учета рабочего времени
Учет времени играет важную роль, когда вы хотите видеть, как члены команды тратят свое время на различные задачи и проекты. ProofHub поставляется с автоматическим таймером, который позволяет записывать время для каждой задачи в рамках проекта. Вы также можете добавлять рабочие часы вручную. Кроме того, в табеле учета рабочего времени хранятся все данные о времени, к которым вы можете легко получить доступ в любое удобное для вас время.
- Управление файлами на основе облачных технологий
Управление файлами, связанными с проектами, становится сложной задачей, когда файлы разбросаны по разным устройствам и платформам. ProofHub решает эту проблему, предлагая облачное хранилище для загрузки, организации и обмена файлами. Вы можете легко получить доступ к файлам с различных устройств, войдя в свой аккаунт ProofHub. Кроме того, возможность расширенного поиска позволяет сэкономить много времени, когда вам нужно найти определенные файлы и документы среди загруженных. Благодаря интеграции со сторонними приложениями, такими как Google Drive, OneDrive, Box и Dropbox, вы сможете собрать все свои данные в одном централизованном месте.
- Заметки и блокноты
Переход на ProofHub означает, что вам больше не нужны блокнот и ручка, чтобы записывать важную информацию. Заметки, доступные в программном обеспечении для управления проектами, практичны и просты в использовании. Подписывайте членов команды на заметки и сотрудничайте с ними, даже не вставая из-за стола. Задайте заметкам разные цвета и грамотно распределите их по блокнотам для лучшей организации.
- Встроенный инструмент чата
Когда вы работаете в группе для достижения общих целей, оставаться на связи друг с другом становится жизненно важным. Чтобы помочь командам оставаться на связи, ProofHub имеет встроенное приложение чата, которое позволяет вам и вашей команде мгновенно общаться друг с другом. Общайтесь один на один с членом команды или начните групповой чат, добавив несколько участников. Интерфейс чата также поддерживает эмодзи, и в нем можно даже обмениваться файлами.
- Формы
Управлять рабочими запросами, тикетами и т.д. довольно сложно с помощью электронной почты. Функция форм запросов, встроенная в ProofHub, позволяет вам управлять любыми видами запросов с относительной легкостью. Добавляйте формы запросов для разных проектов и добавляйте метки, чтобы легко их различать. Кроме того, вы можете настроить форму запроса, добавив поля по своему выбору, и получить информацию, необходимую для обработки запроса.
Сколько нужно заплатить за использование ProofHub? Для новых пользователей доступна бесплатная пробная версия. Для получения информации о наших тарифных планах посетите страницу ценообразования.
Поддерживаемые платформы: Web, Android, iOS
Todoist – приложение для управления задачами
Обзор. Todoist – это специализированный инструмент управления задачами или приложение, которое вы можете использовать для удобного управления своими задачами. Оно достаточно гибкое, чтобы справляться с разнообразными задачами, связанными со всеми видами проектов. Как менеджер, вы найдете это приложение чрезвычайно полезным для организации задач и делегирования их членам команды. С Todoist вы получаете безопасное и легкодоступное пространство для всех задач, связанных с работой. Вы также получаете четкий обзор всех задач проекта, чтобы быть в курсе того, что уже сделано и что еще не сделано. Примечательные особенности:
- Создавайте новые задачи мгновенно с помощью функции быстрого добавления
- Оставлять комментарии к проектам и задачам
- Визуализация производительности с помощью графиков с цветовой кодировкой
- Получайте уведомления в режиме реального времени, когда кто-то выполняет задание, публикует комментарии и т.д.
- Добавление задач по электронной почте
Сколько нужно платить за использование Todoist? Бизнес-план стоит $5/пользователь в месяц.
Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS
Bit.ai – платформа для совместной работы с документами
Представьте себе совместное использование, сотрудничество и совместную работу в одном центральном месте с вашей командой. Именно это поможет вам сделать Bit! Инструмент для совместной работы на рабочем месте, Bit помогает вам и вашей команде управлять всеми документами и знаниями компании в одном месте, устраняя препятствия для работы и, в свою очередь, делая всех более продуктивными. Bit предоставляет вам и вашим подчиненным платформу для одновременной совместной работы над интеллектуальным документом в режиме реального времени. Просто создайте различные рабочие пространства, добавьте членов вашей команды и начинайте сотрудничать! Этот мощный инструмент поможет вам управлять проектами, распределять задачи, общаться с коллегами, хранить медиа-активы, создавать материалы для клиентов, проводить мозговые штурмы, делиться планами встреч и, самое главное, делиться знаниями. Примечательные особенности:
- Интерактивные документы с интеграцией мультимедиа
- Сотрудничайте с коллегами в режиме реального времени
- Надежный поиск
- Уведомления в режиме реального времени
- Встроенная функция отслеживания документов
- Умные рабочие места
Сколько нужно платить за использование Todoist?
- Бесплатно для 5 участников.
- Стандартный тарифный план стоит $8/мес.
- Стоимость бизнес-плана составляет $15/мес.
Поддерживаемые платформы: Web
Chanty – приложение для командного чата
Chanty – это простое приложение для командного чата с искусственным интеллектом, которое поможет вашей команде оставаться на связи. Это отличный инструмент для любой команды, позволяющий сотрудничать и использовать общение в своих интересах. Интерфейс этого приложения интуитивно понятен и делает процесс создания команды беспроблемным. Хотите ли вы эффективно общаться с товарищами по команде с помощью текста, голосовых вызовов или видеозвонков, Chanty поможет вам в этом. Кроме того, приложение чата позволяет отправлять файлы и ссылки людям из вашей команды. Примечательные особенности:
- Закрепляйте сообщения для быстрого доступа к ним
- Отправка голосовых сообщений
- Удобное для разработчиков форматирование позволяет разделять строки кода
- Организуйте разговоры, сообщения, сохраненные в папке, и общие файлы с помощью Teambook
- Установите роли, чтобы выбрать, кто может публиковать сообщения и видеть других участников разговора
Сколько вам нужно заплатить за использование Chanty? Бизнес-план стоит $3 за пользователя в месяц.
Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Android, iOS
Time Doctor – приложение для отслеживания времени и мониторинга сотрудников
Time Doctor упрощает контроль за работой больших команд и команд, работающих удаленно. Это одно из лучших приложений для того, чтобы оставаться в курсе деятельности отдельных членов команды. Независимо от местонахождения и количества людей в вашей команде, вы всегда будете иметь четкое представление о том, как они проводят свое рабочее время. Time Doctor позволяет отслеживать продуктивное время, затраченное на выполнение задач, а также время, потраченное членами команды впустую. С помощью Time Doctor вы можете получать скриншоты мониторов сотрудников через регулярные промежутки времени, чтобы видеть, чем они занимаются в рабочее время. Примечательные особенности:
- Отслеживание местоположения сотрудника в режиме реального времени с помощью GPS
- Поддерживает учет посещаемости
- Отображение всплывающих предупреждений, когда сотрудники слишком долго сидят без дела или посещают нерабочие веб-сайты
- Отслеживайте перерывы и потерянное время
- Генерировать подробные отчеты о времени, чтобы определить области, которые являются слабыми местами в производительности труда
Сколько нужно заплатить за пользование услугами “Тайм-доктора”? Стоимость тарифного плана Standard составляет $9,99 за пользователя в месяц.
Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS
TryShift – управление электронной почтой
Устали переключаться между аккаунтами, входить и выходить? Считайте Shift агрегатором. Shift предлагает чистое, универсальное приложение для всех ваших рабочих потребностей. Все ваши электронные письма, приложения и рабочие пространства объединены в одном пространстве. Это логичное и красивое решение для лучшего управления всем. Настройте Shift со всеми вашими учетными записями электронной почты, приложениями (1500+) и инструментами для повышения производительности. Примечательные особенности:
- Унифицированный поиск: Самый быстрый способ найти то, что вы ищете, в любой из ваших учетных записей Mail, Calendar или Drive.
- Google Apps: Добавьте все свои аккаунты Google, от Gmail, Calendar & Drive до Slides, Sheets, Adwords и всех остальных.
- Рабочие пространства: Создавайте и совместно используйте рабочие пространства с критически важными вкладками, закладками и приложениями для себя или своей команды.
Google Диск – облачный сервис хранения данных
Облачный сервис хранения данных необходим для управления и доступа ко всем файлам и документам проекта из единого пространства. Google Drive стал предпочтительным выбором менеджеров для хранения и обмена файлами. Будучи облачным хранилищем, вы можете получить доступ к загруженным файлам буквально из любого места с помощью любого устройства. Загружайте фотографии, документы, видео, аудиофайлы, PDF-файлы и т.д. и открывайте их для просмотра на самом Google Диске. Примечательные особенности:
- Создайте папки для организации загруженных файлов
- Быстрый доступ к недавним файлам
- Обменивайтесь папками и файлами непосредственно со своей командой
- Предоставление доступа к просмотру, редактированию или комментированию совместно используемых элементов
Сколько нужно платить за использование Google Drive? Базовый план G Suite стоит $6/пользователь в месяц с 30 ГБ хранилища Google Drive
Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Android, iOS
Boomerang для Gmail – приложение для управления электронной почтой
Управление всей электронной почтой на Gmail становится удобным и эффективным с приложением Boomerang для Gmail. С помощью этого приложения вы можете контролировать и решать, когда отправлять и получать сообщения электронной почты. Boomerang для Gmail позволяет навести порядок в вашем почтовом ящике, архивируя все сообщения электронной почты, которые вам пока не нужны. Вы можете восстановить эти сообщения в папке входящих сообщений Gmail одним щелчком мыши, когда они вам понадобятся. Примечательные особенности:
- Получайте напоминания о письмах, на которые не было получено ответа в течение определенного периода времени
- Пишите идеальные электронные письма с помощью помощника с искусственным интеллектом
- Легко общаться с людьми, находящимися в разных часовых поясах
Сколько нужно заплатить за использование Boomerang? Стоимость тарифного плана Pro составляет $14,99 за пользователя в месяц.
Поддерживаемые платформы: Web
Salesmate – программное обеспечение CRM для продаж
Salesmate – это передовое программное обеспечение CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), которое поможет вам оптимизировать процесс продаж. Она использует современные методы продаж, чтобы помочь вашему бизнесу привлечь больше потенциальных клиентов, выиграть больше сделок и повысить удовлетворенность клиентов. Это программное обеспечение CRM имеет интуитивно понятный и глубокий вид трубопровода продаж. Вы можете легко отслеживать, фильтровать и видеть прогресс всех ваших сделок. Интерфейс перетаскивания позволяет очень просто переводить сделки с одного этапа на другой. Примечательные особенности:
- Трекер активности продаж позволяет отслеживать деятельность вашей команды
- Оповещения, когда потенциальный клиент открывает ваше электронное письмо
- Встроенная система виртуального телефона позволяет звонить и отправлять текстовые сообщения контактам
Сколько нужно заплатить за использование Salesmate? Стоимость тарифного плана Growth составляет $24 за пользователя в месяц.
Поддерживаемые платформы: Web, Android, iOS
Zoom – аудио- и видеоконференции
Zoom – это, пожалуй, самая популярная платформа для видеоконференций в мире. Когда вы хотите наладить бесперебойную голосовую и видеоконференцсвязь со своей командой, вам достаточно перейти на Zoom. И вы сможете легко сотрудничать со своей командой и эффективно координировать свои действия для достижения командных целей. Помимо видеоконференций, Zoom также предлагает интерфейс чата, который позволяет отправлять сообщения и даже обмениваться файлами с коллегами. Кроме того, не нужно быть технически подкованным, чтобы начать видеовстречу с коллегами с помощью этого приложения. Примечательные особенности:
- Поддержка совместного использования экрана позволяет вашей команде проводить презентации
- Совершайте голосовые и видеозвонки высокой четкости
- Приборная панель администратора предоставляет важную информацию, такую как данные, получаемые в режиме реального времени на заседаниях
Сколько нужно заплатить за использование Zoom? Бизнес-план стоит $19,99 за пользователя в месяц
Поддерживаемые платформы: Web, Android
Evernote – приложение для ведения заметок
Если вы хотите записывать все важное для проекта и сосредоточиться на вещах, которые имеют наибольшее значение, Evernote – отличный выбор. Вы можете использовать это приложение для заметок, чтобы фиксировать идеи и вдохновение в виде текста и голосовых записей. Вы и члены вашей команды можете использовать Evernote для загрузки, доступа, редактирования и обмена заметками с любого устройства. Кроме того, все заметки легко упорядочить, добавляя к ним теги и группируя их в блокноты. Примечательные особенности:
- Легко организовать все в общем пространстве
- Простые в установке шаблоны заметок, которые вы также можете настроить в соответствии с вашими требованиями
- Веб-клиппер позволяет сохранять веб-страницы, статьи и PDF-файлы
- Аннотирование скриншотов веб-страниц
Сколько нужно платить за использование Evernote? Бизнес-план Evernote стоит $14,99 за пользователя в месяц (минимум 2 пользователя)
Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Android, iOS
Teamdeck
Teamdeck – это облачное программное обеспечение для управления ресурсами проекта, разработанное в Польше. Основными функциями являются планирование ресурсов, управление мощностями и отпусками, а также учет рабочего времени. Это SaaS-решение выбирают компании из творческой и ИТ-индустрии. Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, NTT Data, Stormind Games – они выбрали программное обеспечение polish для управления международными проектами. Примечательные особенности:
- Функциональные возможности в 1 инструменте: учет рабочего времени и табели учета рабочего времени, график работы, управление отпусками, планирование ресурсов.
- Время работы и доступность организации по заказу.
- Возможность назначать пользовательские поля для людей и проектов, т.е. теги названия должности с навыками, технологиями и т.д.
- Пользовательские отчеты, подобные Excel.
- В процессе принятия решений по управлению отпусками учитываются отпуска сотрудников.
- Автоматические банковские праздники для нескольких локализаций
Сколько нужно заплатить за использование Teamdeck? Член команды: $3,60 / в месяц
Поддерживаемые платформы: Web + Mobile
Avoma
Avoma – это помощник по жизненному циклу совещаний на базе искусственного интеллекта, который записывает, расшифровывает и анализирует ваши звонки и совещания, предлагая полезную информацию, тем самым делая ваши удаленные совещания действенными и совместными. Avoma довольно популярна благодаря своим возможностям на всех этапах жизненного цикла совещания, а именно до, во время и после него. Имеется множество вариантов интеграции с другими приложениями, включая все основные CRM, инструменты для проведения конференций и дозвона. Чтобы подчеркнуть организованность Avoma, название является аббревиатурой от “A Very Organized Meeting Assistant”, короткой и милой, делающей рабочую жизнь намного более эффективной. Примечательные особенности:
- Avoma помогает вам ускорить подготовку к совещаниям, предлагая масштабируемые шаблоны повестки дня.
- Avoma позволяет создавать плейлисты ключевых разговоров, а также помогает собирать информацию и делиться ею между командами в виде фрагментов.
- Автоматически делает заметки во время встреч и синхронизирует их с CRM.
Сколько нужно заплатить, чтобы пользоваться Avoma?
- Avoma предлагает бесплатный тарифный план и 14-дневную бесплатную пробную версию
- Стартовый тарифный план стоит 20 долларов США на пользователя в месяц.
Поддерживаемые платформы: Все браузеры, iOS, Android
TeuxDeux – списки задач
TeuxDeux – это приложение для создания списков дел, с помощью которого вы можете создавать контрольные списки для своих ежедневных задач. Оно имеет простой интерфейс, благодаря которому создание списков дел превращается в детскую игру. Вы можете легко отметить задачи в списке дел, чтобы пометить их как выполненные. Одна из особенностей TeuxDeux, которая покажется вам интересной, заключается в том, что он автоматически переносит все задачи, которые остаются незавершенными на конец дня. Примечательные особенности:
- Добавляйте ссылки в текст и выделяйте слова жирным шрифтом для лучшей наглядности
- Создание и добавление повторяющихся задач в список дел
- Организуйте задачи на неделю или месяцы с помощью встроенного календаря
Сколько вам нужно заплатить за использование TeuxDeux? Стоимость тарифного плана “Скептик” составляет $3/пользователь в месяц
Поддерживаемые платформы: Web, iOS
Заключение
Как руководитель, вы несете большую ответственность за то, чтобы дела не шли вкривь и вкось, а команды всегда выполняли проекты в срок и в рамках бюджета. Без наличия правильных инструментов и технологий на вашей стороне добиться этого практически невозможно. Список инструментов, который я собрал, содержит несколько удивительных вариантов, которые помогут вам сохранить полный контроль над своими командами, задачами и коммуникациями. Все, что вам нужно сделать сейчас, это выяснить, какие из них лучше всего подходят под ваши требования, и начать их использовать. Итак, вы согласны?
