12 лучших инструментов управления проектами для малого бизнеса

12 лучших инструментов управления проектами для малого бизнеса

Совершенно очевидно, что малые организации имеют совершенно иную структуру, чем крупные предприятия. В то время как в крупных компаниях для всего есть отдельные отделы, в малом бизнесе вы можете обнаружить, что одновременно жонглируете множеством оперативных, административных и даже творческих задач. Это делает особенно важным поиск инструмента управления проектами, который соответствует потребностям небольшой организации. Зачастую у вас может не быть бюджета для штатного менеджера проектов, поэтому вам приходится управлять задачами и проектами с ограниченными ресурсами. В этом блоге мы сравним 12 лучших инструментов управления проектами для малого бизнеса, чтобы помочь малым организациям процветать. Мы обсудим особенности и стоимость каждого инструмента, а также представим обзор Rodeo Software — инструмента управления проектами, разработанного специально для малого бизнеса.

Что малые предприятия должны искать в инструменте управления проектами

Для малого бизнеса поиск подходящего программного обеспечения для управления проектами может оказаться довольно сложной задачей. Какой бюджет вам нужен? Какие функции являются обязательными, а какие — приятными? Может ли команда приступить к работе с ним практически без обучения? Необходимо учитывать множество факторов, начиная от стоимости, функций и заканчивая простотой использования. Чтобы облегчить эту задачу, вот 3 основных фактора, которые необходимо иметь в виду:

Масштабируемость

Одним из важных моментов, на которые следует обратить внимание при выборе программного обеспечения для управления проектами, является масштабируемость. Поскольку ваш бизнес растет, вам нужно решение для управления проектами, которое может расти вместе с вами. В конце концов, смена платформы в будущем может привести к хаосу. Ищите программное обеспечение, предлагающее как базовые, так и расширенные функции, чтобы вы могли начать с простого решения и модернизировать его по мере изменения ваших потребностей.

Удобство для пользователя

Еще одним важным аспектом, на который следует обратить внимание, является простота использования пользовательского интерфейса (UI). Представьте, что вы тратите много времени, пытаясь научиться пользоваться новым инструментом, или постоянно вводите в курс дела новых участников… какая тягомотина! Особенно для малого бизнеса наличие интуитивно понятной и простой в использовании платформы поможет убедиться в том, что даже те, кто не обладает техническими знаниями, смогут легко научиться ориентироваться в ней.

Доступность

Еще одним важным фактором, который необходимо учитывать при выборе программного обеспечения для управления проектами, является стоимость. Для малого бизнеса важно найти решение, которое не разорит банк, но при этом предлагает все необходимые функции. Некоторые инструменты управления проектами предлагают настоящие универсальные решения, которые удовлетворят ваши потребности за разумную цену, в то время как другие полагаются на сторонние интеграции. Это важно учитывать, поскольку интеграция означает дополнительные подписки, большую сложность и неизбежное удорожание по сравнению с тем, на что у вас был выделен бюджет. Обязательно сравните тарифные планы и поищите скидки или бесплатные пробные версии, прежде чем принять окончательное решение.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для малого бизнеса

Теперь, когда вы знаете, что искать в инструменте управления проектами, давайте рассмотрим 12 лучших вариантов для малого бизнеса.

Rodeo

Rodeo Software — это инструмент управления проектами, который призван помочь малому бизнесу оптимизировать свою прибыль при эффективной работе над своевременным выполнением проектов. Он предлагает все функции, необходимые для управления проектами, без лишних сложностей (и затрат). Инструмент имеет простой интерфейс, в котором легко ориентироваться даже тем, кто не разбирается в технике. Он включает такие функции, как бюджетирование, отслеживание времени, списки задач и отчетность, которые помогают планировать и выполнять проекты эффективно и результативно.

 

Вашу рекламу скликивают конкуренты?

Подключите защиту по ссылке и экономьте ваш рекламный бюджет!

Характеристики

Что делает Rodeo идеальным инструментом управления проектами для малых предприятий, так это его разнообразие функций. Поскольку малые предприятия имеют ограниченные ресурсы, инструмент, предлагающий действительно универсальное решение, может помочь сэкономить время и деньги. Давайте рассмотрим эти функции:

  • Бюджетирование: Функция бюджетирования в Rodeo — это отличный способ отслеживать затраты и расходы по проекту. Чтобы создать новый проект, просто нажмите кнопку «Создать проект» и следуйте инструкциям на экране. Затем легко добавьте работу в расписание, указав ее стоимость, необходимые часы и почасовую ставку за работу. Это позволяет легко увидеть, сколько будет стоить каждая задача, и помогает вам оставаться в рамках бюджета.
  • Сметы: Если вы работаете с клиентами, то после того, как вы закончили составление бюджета для проекта, самое время отправить смету или предложение. Вместо того чтобы создавать документ, в который нужно вносить строка за строкой все, что вы создали на вкладке бюджета, Rodeo позволяет вам просто нажать кнопку «Смета» прямо из представления бюджета, чтобы сгенерировать смету с брендингом и деталями вашей компании.

Выберите, какие столбцы и строки должны отображаться, и всего через несколько минут у вас будет готовый для клиента сметный документ, который можно отправить по электронной почте — что можно сделать прямо из Rodeo. У вас также есть возможность скачать смету, если вы предпочитаете отправить ее по другому каналу или по почте. Легко, правда? Эта функция также пригодится тем, кто не работает с клиентами, но нуждается в отправке сметы в другой отдел или члену команды для утверждения. Выполните те же шаги и получите одобрение проекта гораздо быстрее.

  • Планирование: Поздравляем, ваш бюджет утвержден. Что теперь? Управление ресурсами и возможностями — это огромный аспект каждого проекта, и отслеживание всех дел и сроков может стать непростой задачей. Именно тогда Rodeo planner and task manager приходит на помощь, предлагая вам возможность назначать задачи на основе навыков и/или доступности. Таким образом, вы оптимизируете свои ресурсы и гарантируете, что члены команды не будут перегружены работой.
  • Отслеживание времени: Точное знание того, сколько времени требуется для выполнения задачи, имеет решающее значение для прогнозирования будущих проектов. Если вы тратите больше времени, чем прогнозировалось, на выполнение задачи или этапа проекта, это может повлиять на ваши маржу и прибыль. Rodeo решает эту проблему, предлагая встроенный трекер времени, чтобы пользователи могли отслеживать и регистрировать время, затраченное на каждую задачу, с помощью простых в использовании карточек учета времени. Как только время отслеживается или регистрируется в Rodeo, бюджет проекта автоматически обновляется, чтобы дать вам представление о ваших прибылях в режиме реального времени.
  • Выставление счетов: Как и в случае со сметами, Rodeo позволяет легко выставлять счета клиентам. Выбирайте между отправкой полного счета, разделением проектов на этапы или установкой повторяющихся счетов прямо из проекта. Кроме того, Rodeo интегрируется с QuickBooks online, чтобы вы могли получать оплату быстрее.
  • Отчетность: Ничто не сравнится с душевным спокойствием, когда вы знаете, в каком состоянии находится ваш бизнес. Благодаря информации в реальном времени и всесторонним отчетам Rodeo дает вам полный обзор состояния ваших проектов (и бизнеса) на 360 градусов, что делает его настоящим универсальным инструментом управления проектами.

Дополнительные возможности Rodeo

Что клиенты говорят о Rodeo?

Для Акселя Авалон-ван Ставерена, бренд-директора цифрового агентства JaxX, очень важно уметь определять соответствие оценок реальным затратам и времени на реализацию проектов. Учитывая это, Акселл делится: «Использование Rodeo сделало наши проекты примерно на 30% более прибыльными. Как только мы начали использовать систему учета рабочего времени, у нас появился точный обзор того, сколько времени действительно требуется членам команды для завершения проектов. Впервые мы смогли точно определить расхождения по сравнению с нашими сметами». Для управляющего директора BAIT Studios, Питера Роджерса, Rodeo помог сделать их проекты более экономически эффективными, а также предоставить клиентам гораздо более подробные обновления. Поскольку клиенты будут звонить вам без предупреждения и требовать обновлений проекта, Питер говорит: «С Rodeo мы можем точно видеть, что происходит с нашими проектами, обеспечивая гораздо больше контекста для обновлений». Кроме того, тот факт, что проекты и бюджеты взаимосвязаны, является большим отличием для Питера «…что действительно добавляет к тому, как вы отслеживаете свои проекты, так это возможность видеть обновления, преобразованные в наличные деньги. С каждым нашим решением или шагом мы сразу же видим эффект от дополнительных расходов».

Ценообразование

  • Бесплатная пробная версия: Да
  • Базовая цена: $29,99 пользователь/месяц
  • Дополнительная лицензия на полного пользователя (менеджеры проектов): $14.99 пользователь/месяц
  • Дополнительная стандартная пользовательская лицензия (креативы): $8.99 пользователя/месяц

Trello

Trello — это инструмент управления проектами, который предлагает простой и наглядный способ управления задачами и проектами. Он отлично подходит для малого бизнеса, поскольку прост в использовании и не требует длительного обучения. Однако недостатком этого инструмента является то, что он не очень масштабируем, поскольку предлагает только базовые функции управления проектами, то есть для финансовых аспектов, таких как выставление счетов, расходы, сметы, отслеживание времени и так далее, вам понадобится другой инструмент.

Популярные функции Trello

  • Списки задач
  • Доски Канбан
  • Просмотр календаря
  • Вложения файлов
  • Карточные этикетки и фильтры

Ценообразование

  • Бесплатная пробная версия: Да
  • Стандарт: $6 пользователей/месяц
  • Премиум: $12.50 пользователь/месяц
  • Предприятие$25 пользователей/месяц

Asana

Asana — это инструмент управления проектами, в котором основное внимание уделяется управлению задачами. Он предлагает множество функций, включая списки задач, диаграммы Ганта, вложения файлов и многое другое. Этот инструмент в значительной степени зависит от интеграций, чтобы предложить вам решение «все в одном», что приводит к дорогостоящим ежемесячным платежам, когда вы начинаете масштабироваться.

Популярные функции Asana

  • Списки задач
  • Диаграммы Ганта
  • Пользовательский рабочий процесс
  • Шаблоны
  • Отчетность

Ценообразование

  • Бесплатная пробная версия: Да
  • Стандарт: $6 пользователей/месяц
  • Премиум: $12.50 пользователь/месяц
  • Предприятие: $25 пользователей/месяц

Wrike

Wrike — это инструмент управления проектами, который помогает командам управлять задачами, проектами и целями в одном месте. Хотя этот инструмент лучше всего подходит для компаний корпоративного уровня, Wrike очень масштабируем, предлагая предприятиям единое место для всех проектов. Однако кривая обучения более длинная, и для небольших команд процесс внедрения может занять больше времени, чем ожидалось.

Популярные функции Wrike

Ценообразование

  • Бесплатно: до 5 пользователей
  • Профессиональный: $9,80 пользователя/месяц
  • Бизнес: $24,80 пользователя/месяц
  • Предприятие: Ценообразование можно запросить на их веб-сайте  

Smartsheet

Обладая рядом интуитивно понятных функций управления проектами, Smartsheet призван помочь предприятиям планировать, организовывать, отслеживать и автоматизировать свои процессы. Как следует из названия, интерфейс инструмента напоминает электронные таблицы, что делает его знакомый вид преимуществом для тех, кому требуется более быстрое освоение. Недостатком является то, что платформа не столь всеобъемлющая, поэтому команды, которые уже масштабируются, могут счесть этот инструмент слишком базовым для своих общих потребностей.

Популярные функции Smartsheet

  • Формы
  • Сетка и диаграммы Ганта
  • Вложения файлов
  • Отчетность
  • Шаблоны

Ценообразование

  • Бесплатная пробная версия: Да
  • Pro: $9 пользователей/месяц
  • Бизнес: $32 пользователя/месяц
  • Предприятие: Ценообразование можно запросить на их веб-сайте

Basecamp

Если вы часто сотрудничаете с клиентами по проектам, Basecamp может стать решением для вас. Этот инструмент позволяет командам управлять задачами и проектами, а также предлагает вид, ориентированный на клиента, что позволяет вашей команде в режиме реального времени получать информацию от клиента по конкретным проектам. Функции включают управление задачами, хранение документов и файлов, а также живой чат. Одним из самых больших минусов, с которым сталкиваются пользователи, является пользовательский интерфейс, который может быть запутанным и совсем не удобным для пользователя.

Популярные функции Basecamp

  • Клиент-портал
  • Доски для совместной работы
  • Вложения файлов
  • Совместное использование документов
  • Встроенный чат

Ценообразование

  • Личное: Бесплатно
  • Бизнес: $99 в месяц

monday.com

Monday.com помогает предприятиям отслеживать и управлять проектами, а также общаться с членами команды. Этот инструмент имеет ряд особенностей, которые делают его привлекательным вариантом для малого бизнеса, включая низкую цену и потенциал для тех, кто готов к масштабированию. Однако его ограниченные возможности управления проектами и отсутствие поддержки клиентов могут быть большим недостатком, особенно для такого сложного инструмента. Несмотря на гибкость и широкие возможности, пользователи monday.com часто полагаются на узкоспециализированных людей со знанием рабочих процессов, что может оказаться не идеальным для небольших команд. Кроме того, платформа также полагается на интеграцию с очень небольшим количеством собственных функций.

Популярные функции Monday.com

  • Управление задачами
  • Учет рабочего времени
  • Автоматизированные рабочие процессы
  • Интеграция со сторонними компаниями
  • CRM

Ценообразование

  • Базовый: $10 пользователей/месяц
  • Стандарт: $12 пользователей/месяц 
  • Pro: $20 пользователей/месяц
  • Предприятие: Ценообразование можно запросить на их веб-сайте

HoneyBook

Honeybook — это инструмент управления проектами для малого бизнеса, который помогает оптимизировать рабочий процесс проекта и коммуникации. Это платформа «все в одном», которая обеспечивает централизованное управление сроками выполнения проектов, файлами, счетами и коммуникациями с клиентами. Honeybook — это доступное решение для тех, кому нужен простой способ управления проектами и клиентами. Однако он не лишен недостатков. Одним из недостатков Honeybook является то, что некоторые пользователи считают интерфейс запутанным и недружелюбным. Поскольку платформа работает по принципу воронки продаж, это может стать проблемой для тех, кто хочет просто перенести в систему долгосрочных клиентов и текущие проекты.

Популярные функции HoneyBook

  • Предложения и выставление счетов
  • Управление задачами
  • Автоматизированные рабочие процессы
  • Выставление счетов

Ценообразование

  • Бесплатная пробная версия: Да
  • Безлимитный месяц: $39
  • Безлимитный годовой: $390

nTask

Разработанный для удовлетворения потребностей малого бизнеса, nTask — это инструмент управления проектами, который предлагает множество функций, включая списки задач, календари и заметки по проекту. Платформа также включает встроенные инструменты отслеживания времени и отчетности, чтобы помочь предприятиям следить за ходом проекта. Некоторые пользователи жалуются, что nTask может быть сложным в освоении и использовании и что его функции управления проектами не так надежны, как у других инструментов. В целом, nTask — полезный инструмент для малых предприятий, желающих организовать работу, но он может оказаться не лучшим вариантом для предприятий с более сложными потребностями в управлении проектами.

Популярные функции nTask

  • Управление ресурсами
  • Управление задачами
  • Совместное использование файлов и комментариев
  • Учет рабочего времени

Ценообразование

  • Бесплатная пробная версия: Да
  • Премиум: $4 пользователя/месяц
  • Бизнес: 12 пользователей/месяц
  • Предприятие: Ценообразование можно запросить на их веб-сайте

Airtable

Airtable — это инструмент управления проектами, который получил восторженные отзывы от представителей малого бизнеса. Его гибкость и простота использования являются первоклассными, и он интегрируется с широким спектром других бизнес-инструментов. Однако некоторые пользователи считают, что с Airtable трудно начать работу, а кривая обучения может быть довольно крутой. По сравнению с другими инструментами в этом списке, Airtable не хватает некоторых более надежных функций, например, их доска канбан не очень интуитивно понятна. Если вы используете бесплатную версию, вы также заметите недостаток организационных функций.

Популярные функции Airtable

Ценообразование

  • Бесплатно: до 5 пользователей
  • Плюс: $12 пользователь/месяц
  • Pro: $24 пользователя/месяц
  • Предприятие: Ценообразование можно запросить на их веб-сайте

Teamwork

Teamwork — это инструмент управления проектами, разработанный для помощи малым предприятиям в управлении проектами и членами команды. Он включает такие функции, как списки задач, совместное использование файлов, учет рабочего времени и отчеты о проделанной работе. Платформа также предлагает бесплатную версию для предприятий с числом пользователей до пяти человек. Однако бесплатная версия может быть слишком ограниченной, и некоторые пользователи жаловались на пользовательский интерфейс. В целом, Teamwork — это хороший вариант для малого бизнеса, который ищет более простой способ отслеживания своих проектов и членов команды.

Популярные функции Teamwork

  • Шаблоны проектов
  • Управление задачами
  • Отчеты
  • Учет рабочего времени

Ценообразование

  • Бесплатно навсегда: до 5 пользователей
  • Поставка: $10 пользователей/месяц
  • Рост: $18 пользователей/месяц
  • Масштаб: Ценообразование можно запросить на их веб-сайте

Zoho Projects

Zoho Projects предлагает ряд функций, включая управление задачами, совместную работу команды, учет рабочего времени и отчетность по проектам, что идеально подходит для масштабирования команд. Платформа также интегрируется с другими продуктами Zoho, такими как Zoho Mail, Zoho CRM и Zoho Invoice. Некоторые пользователи критикуют это программное обеспечение за то, что оно слишком сложное и трудное в использовании, особенно для малых предприятий. Поскольку оно опирается на ряд интеграций, включая дополнительный продукт для выставления счетов и управления контактами, общая стоимость может быть намного выше, чем у других решений в этом списке.

Популярные функции Zoho Projects

  • Управление задачами
  • Учет рабочего времени
  • Диаграммы и отчеты
  • Командное сотрудничество
  • Интеграции Zoho

Ценообразование

  • Бесплатно: до 3 пользователей
  • Премиум: $5 пользователей/месяц
  • Предприятие: $10 пользователей/месяц

Выводы

Какой инструмент управления проектами лучше всего подходит для вашего малого бизнеса? Это зависит от ваших потребностей и бюджета. Если вы ищете инструмент с надежными функциями, масштабируемый и при этом бюджетный, то Rodeo может стать для вас правильным выбором. Поскольку Rodeo предлагает несколько встроенных функций, вы сможете лучше понять свои проекты и прибыль. Кроме того, самое приятное в выборе настоящего решения для управления проектами «все в одном» — это то, что вы сэкономите на ненужных инструментах (и подписках), что поможет вашим проектам идти гладко. Однако если у вас ограниченный бюджет и вам пока не нужно много функций, Airtable или Teamwork могут стать лучшим вариантом. Независимо от того, какой инструмент вы выберете, обязательно воспользуйтесь бесплатными пробными версиями, чтобы понять, подходит ли он для вашего бизнеса. Счастливого управления проектами! 🙂

Полное руководство по защите от скликивания вашей рекламы (72 стр.)
This is default text for notification bar

Конкуренты скликивают рекламу?

Подключите защиту и посмотрите, сколько ботов кликают на вашу контекстную рекламу Яндекс.Директ и оцените потери вашего бюджета! Если не понравится - мы вернем вам деньги.